コミュニケーション

5週間チャレンジ!【伝える力】を鍛える実践コミュニケーショントレーニング

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要注意!あなたにも、こんなことが起こっていませんか?

例えば、仕事のやり直しが多い、聞き返されることが多い、話が噛み合わない。
会議で提案や発言をしても、周囲の反応はイマイチで自分の説得力のなさを感じる・・・など。

これら『コミュニケーション』に関する悩みや課題は、あなたも一度は経験されたかもしれませんね。
そしてSNS等のツールを多用する今、特に対面でのコミュニケーションに苦手意識を持っている方も多いようです。

ビジネスシーンでは、コミュニケーションは必須の能力。

事実、経団連の調査でも、採用選考時に重視する要素として15年連続で「コミュニケーション能力」が第1位になっていることは多くの方が知るところです。
(参考:http://www.keidanren.or.jp/policy/2017/096.pdf

なぜなら、
コミュニケーションは、わずかでも間違えば大きな損失や思わぬ事故・事態を招いてしまうことがあり、優れていれば、人のモチベーションを高めたり、人間関係を築いたり、信頼を得ることができる。

あらゆることに大きく影響するから重視されるのです。

強力な武器になるこの能力、あなたももっと磨いていきませんか?

この記事では、著者が実際に仕事上でコミュニケーション能力を鍛えるために実践した方法の中から、すぐにできる「わかりやすく伝えるトレーニング法」を5つに絞ってご紹介します。

こんなの当たり前でしょ。
と思う内容であっても、大事なのは知っているかどうかでなく、実際にできているかどうかです。

私の場合は上司から「わかりやすい」と言われることをゴールにして、実戦でトレーニングをしていきました。

どうすれば上司の「Yes」をもらえるかを、常にゲームのように楽しんでやっていましたので、それも継続するコツだったと思います。

そうしてコミュニケーションの精度が上がっていくと、考え方を共有することもスムーズになり、信頼して多くを任せてもらえるようになった経験があります。

今でももちろん、まだまだトレーニングの途中ですが、
レベルアップするほど得られる結果や人間関係は大きなものです。

ぜひ、あなたもトレーニングを楽しんでください!

1.伝える力が劇的にアップ!押えるべき2つの要素

わかりやすいコミュニケーションを行うために、必ず押さえておきたい2つの「核心」とも言える要素があります。

これを知っておくことで、コミュニケーションの取り方が180度変わる方もいらっしゃいますし、私たちが講座などで出会う方々のように、コミュニケーション能力を飛躍的に高めることにもなるでしょう。

1-1.相手と地図を合わせる

コミュニケーションの食い違いをなくし、同じ理解をするために大事な考え方です。

なぜなら私たちは、コミュニケーションをする上でどうしても「自分の視点」に偏ってしまう傾向があるからです。

例えば自分の知っていることを、
相手も知っているものと思い込んでしまっていることが多々あって、
これが食い違いを生む大きな原因になっているのです。

ここでいう「地図」とは、大まかに言えば「頭の中」のこと。

私たちが経験や体験を通して作り上げてきた「価値観」や「世界観」であったり、
あるいは個性のようなものと捉えてみてください。

私たちはこれをもとに世界を捉え、人とコミュニケーションをしていますが、
もちろんこの地図は、誰一人として同じものがありません。

ですから、相手と自分は「そもそも違う地図を見ている」ということを知っておくと、コミュニケーションがダントツにスムーズになります。

違う地図を持つもの同士が、同じ目的地に最短でたどり着くためには、

  • 今、何をどれだけ知っているのか(お互いの現在地を知る)
  • どこに向かおうとしているのか(目的地や方法を示す)
  • どこを通るのか、どこで食い違っているのか(ルートを確認する)

こうしたことを確認して、自分の地図と照らし合わせながら、同じ地図を作っていくという作業が必要です。
これがコミュニケーションなのです。

1-2.徹底して「相手軸」で伝える

ここでいう「相手軸」とは、
コミュニケーションを行う上で、相手の考え、思い、感情、立場などを想定するということです。
1つ目のポイント同様、私たちはコミュニケーションにおいて「自分の視点」になりがちで、相手がどう捉えるか、という想定を十分せずに、つい話を進めようとしてしまいます。

相手軸(相手の地図)に立つことで、相手にとってわかりやすい伝え方ができたり、相手の納得や理解を得やすくなります。

  • どう伝えると相手が理解しやすいか
  • 何を伝えれば、相手にとって十分な情報が提供できるか
  • こう言ったら、相手がどんな気持ちになるか
  • どう伝えると、相手が快く動くことができるか
  • 相手がなぜこう伝えているのか

このように、「相手なら」を軸に考えてコミュニケーションをしていきます。

決して、相手の意見や考えに迎合するということではありません。
あくまでお互いの理解を深めるための作業である、コミュニケーションの効率を良くすることが目的です。

2.コミュニケーショントレーニング5週間プログラム

相手軸に立ったコミュニケーションの「伝え方」を身につけていくために、
1週間で1つ~2つのトレーニングを実践していきましょう。

仮にあなたが平日に仕事をする人なら・・・

①月曜から金曜の5日間、1つ目のトレーニングを実践しつづけます。

②その翌週は、次のステップに進み、1つ目のトレーニングを継続しながら、

2つ目のトレーニングを加えて実践しつづけます。

③その翌週は、1つ目のトレーニングは終了。

2つ目のトレーニングを継続しながら、3つ目のトレーニングを加えて実践していきます。

こうして5週間かけて5つのスキルを実践して身につけていきましょう!

新しいことを学んだら、何事もくり返し実践して習慣にすること。
それでもここは苦手だな、と思うトレーニングは継続していきましょう。

継続するコツは・・・

トレーニングをしながら、どんな小さなことでも、
周囲とのコミュニケーションの変化に目を向けてください。

これまで何度も言い直す必要があった相手に、言いたいことが1度でズバン!と伝わるようになるのを感じると、きっと毎日のトレーニングも楽しくなっていくでしょう。

あなたの仕事はもっとスムーズになり、上司をはじめ、一緒に仕事をする人たちからの信頼も確実に深まっていくはずです。

コミュニケーションは毎日行うものですから、それだけたくさんトレーニングを積む機会があります。
「わかりやすいね」と言われる人を目指して、明日からぜひ実践してください!

2-1.第1週:目的・ゴールを明確にする

トレーニング①

コミュニケーションの冒頭で「目的」「ゴール」を明確にする

何のためのコミュニケーションなのか(目的)、どうしたいのか(ゴール)をしっかり伝えます。

例:「●●の件(目的)でご意見をいただきたいのですが(ゴール)、今よろしいでしょうか。」
来週の会議資料の件です。(目的)ご指示の内容を元に作成しましたのでご確認をお願いします。(ゴール)」

わかりにくい、と言われてしまう人のコミュニケーションは、何の話なのかや、結論が曖昧であったりと、無計画でコミュニケーションを行なってしまいがちです。

上司への報告例で比べてみましょう。

NG例:

「今日~~様のところへ訪問したら、○○専務がいらっしゃいました。
専務がおっしゃるには、A商品の在庫が切れそうだとのことです。
最初の納期は○月○日だったのですが・・・。」

OK例:

「A商品の納期のご相談です。~~様から
A商品の納期を○月○日に早めたいとご相談がありました。」

NG例では、起こったことを一から話していくため、上司はいったい何の話が始まったのかも、話の要点もわからず、話を聴き取ること(理解すること)に頭を使わなければなりません。

OK例では、上司は、まず何の話なのかがわかり、その話を聴く準備(頭の切り替え)をすることができます。
また、話を聴き取ることではなく、話の内容(相談内容)に対して頭を使うことができます。

相手と自分の地図を合わせながら、同じゴールを向いて話を進めていきましょう。

口頭で伝える時以外に、メールでも同様です。
例えば、件名と文面の冒頭に、「●●の件でご相談です。」と目的を入れるだけでも、相手がメールを開封する前に重要度などがわかるようになります。ぜひメールでも活用してみてください。

2-2.第2週:話の「型」を活用する

トレーニング②

「わかりやすい話の型(構成)」を使って伝える

PREP法という、とてもシンプルな構成順に沿って話を進めます。

●PREP法とは・・・

  1. Point:結論・要点を伝える
  2. Reason:理由を伝える
  3. Example:事例・具体例を伝える
  4. Point:改めて結論・要点を伝える

主にプレゼンテーションやビジネス文書などに使われる構成です。
ビジネスコミュニケーションは、特に簡潔でわかりやすいことが重要です。

すでにある「わかりやすい型」を活用して伝える練習をするのが能力アップの近道です。

PREP法を使った例をみてみましょう。

P:わかりやすい伝え方を身につけるには、わかりやすい話の「型」に沿って話す練習を積むことが近道です。

R:なぜなら、話の「型」は、人が納得しやすい順番で、伝えるべきことを漏れなく伝えることができるように完成しているからです。そして伝えたいことを、「型」の通りに当てはめるだけですから、簡単に実践できます。

E:例えば、PREP法という型は、「結論」と「根拠」に加えて、具体例をあげて根拠の補足を行う、とてもシンプルな型です。ビジネスシーンで、簡潔にわかりやすく「伝える」ために、最も使いやすい型の1つです。

P:もう一度お伝えします。
わかりやすい伝え方を身につけるには、「型」に沿って話す練習が近道です。
そのようにくり返し練習をしていくことで、ロジカルな考え方も身につくでしょう。

2-3.第3週:ポイントを強調する

トレーニング③

自分が伝えたいメッセージ、大事なポイントをくり返し伝える

PREP法を活かし、話の始めと終わりにメッセージをくり返します。

PREP法でも、結論・要点を、話のはじめと終わりに持ってくるように、
相手の印象に残したいこと、忘れて欲しくないこと、大事なメッセージはくり返し言うことで、相手にも大事なこととして伝わります。

例えば、後輩にクライアントとのミーティングのための資料作成を頼むとしましょう。
資料は3日後までに必ず仕上げてもらう必要があります。

「来週のA社でのミーティング資料の作成を頼みたいんだ。
3日後までに必ず完成するように進めて欲しい。」

これを、大事なメッセージを強調して伝えます。

3日後までに必ずお願い。
来週のA社でのミーティング資料の作成を頼みたいんだ。
とても大事なもので、3日後までに必ず完成するように進めて欲しい。」

たったこれだけです。

あなたが大事だと思う部分を繰り返す(念押しするように)と、
不思議と、相手もその部分を声にしてくり返すようになります。
お互いの認識が統一できた、という確認にもなります。

2-4.第4週:視覚情報を活用する

トレーニング④

図やグラフ、イラスト、写真などの【視覚情報】を活用します

言葉以外の要素で、伝えたいことの情報量・正確さを補強し、説得力を増します。

人間は五感(視覚、聴覚、触覚、嗅覚、味覚)を使って情報収集をしています。
心理学NLPでは、「触覚」「嗅覚」「味覚」を、「身体の感覚」として1つにまとめ、
五感を以下の3つに分けています。

  1. 視覚(Visual)
  2. 聴覚(Auditory)
  3. 身体感覚(Kinesthetic)

単純に考えても、情報をインプットするのに使う感覚が多いほど、受け取れる情報は多いということになります。
さらにこの3つの中でも、人それぞれ情報のインプット/アウトプットするのに得意な感覚があり、これまで数千名に簡易テスト(注)を行ったところ、以下のような比率になりました。

  • 視覚の得意な方が6割
  • 身体感覚が得意な方が2~3割
  • 聴覚が得意な方が1~3割

これらのことからも、多くの人にとって、言葉だけで情報を伝えられるよりも、
視覚情報を効果的に活用することで、より理解しやすくなることがわかります。

(注)NLP-JAPANラーニング・センター主催 NLPセミナー受講生を対象に行った、視覚・聴覚・身体感覚の優位チェックテスト結果によるもの。2004年から2018年にかけて実施。

例えば画像があるだけで、伝わり方が大きく異なることに気づかれるはずです。

●言葉だけの説明
『1トンのバナナ』

●画像をつけた説明
『1トンのバナナ』

 

●言葉だけの説明
『先頭と2着がわずか鼻差、後方から3着が半馬身差で追い上げています。』

●画像をつけた説明
『先頭と2着がわずか鼻差、後方から3着が半馬身差で追い上げています。』

画像やイラストを加えるだけで、多くの情報が補足されます。
資料にグラフをつける、ホワイトボードに図解する、ジェスチャーで大きさを示すなど、何かを説明する際には、必ず視覚情報を1つ加えることをトレーニングしていきましょう。

視覚情報の活用は、説得力アップにも繋がります。

2-5.第5週:メタファー(喩え話・比喩)を使う

rabbit_turtle001

トレーニング⑤

他に言い表すことができる説明や表現を1つプラスする

誰もが同じイメージや気持ちを共有できるような、他の事例や言葉で表します。

伝えたいことを効果的に伝えるために、誰もが同じようなイメージ・気持ちを持てる表現方法をすること。
つまり、わかりやすく伝えて説得力を増す手法です。

メタファーには、【例え(喩え)】と【引用】の2種類があります。

例えとは、他の言葉、表現に置き換えること。
引用とは、ことわざ、物語、誰かの言葉などを借りて、伝えたいメッセージを代わりに伝えることです。

例え①「真っ白い肌」→「雪のように白い肌」

このように表現すると、雪を見たことがある人にとっては、どのような白さなのか、そしてその様子まで鮮明にイメージがしやすくなります。

例え②「明るい存在だ」→「太陽のように明るい存在だ」

ただ明るいだけでなく、眩しさを感じるくらい明るいことが伝わります。

引用①
伝えたいこと:「失敗を怖がらずに進んで欲しい。」

→「アインシュタインはこう言ってるよ。
一度も失敗をしたことがない人は、何も新しいことに挑戦したことがない人だと。
挑戦する人であろう。」

引用②
伝えたいこと:「3年は1つの職場で働いてみるといいよ。」

→「石の上にも3年っていうよね。
1つの職場で何か1つやり遂げるまで頑張ることが、
未来の自分のためにきっと役立つよ。」

メタファーを活用する上で大事なのは、
聞き手が「なるほど!」と思わず手を打つくらい、わかりやすいことです。

慣れないうちは、メタファー使っても「うーん」とイマイチな反応が返ってくるかもしれません。
身近なものところ、例えばテレビCMやコピーや小説など・・・
意識を向けてみれば、メタファーは世の中あらゆるところに溢れています。

この表現はうまい!と思うものがあれば、自分もそれを拝借しましょう。

3.一気に集中トレーニングで鍛えたい人へ

コミュニケーションは、ビジネスシーンだけでなく、人と人との理解を深め、信頼を築くための方法です。
人と関わりを持つ以上、私たちにとって生涯に渡り、なくてはならない能力です。

ですから、もしもあなたがもっとコミュニケーション力をつけたいと考えているのでしたら、
それは、今あなたが人生そのものを大きく変えるタイミングなのかもしれません。

少しずつ継続するのが苦手な方、
短期間で集中してコミュニケーション力を身につけたい、という方には、セミナーや講座で、一気に実践力をつける方法が効率的です。

  • 1日で1対1のコミュニケーションの【基礎】や、人間関係の核心を学ぶ講座
  • 企業・組織で【即戦力】になるコミュニケーションスキルを学ぶ講座

この2種類をそれぞれご紹介します。

ご紹介する講座では、「伝える力」以外に「聴く力」「人間関係の核心スキル」「質問力」、「チームビルディングなどのコミュニケーションの要素を全体的に学ぶことができます。

対人関係の極意・コミュニケーションの基礎力をいち早く高めるための1日講座

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(主催・認定:日本コミュニケーション能力認定協会/監修:日本教育推進財団)

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準1級認定講座

(主催・認定:日本コミュニケーション能力認定協会/監修:日本教育推進財団)

4.まとめ

この記事では、著者が実際に仕事上でコミュニケーション能力を鍛えるために実践した方法の中から、すぐにできる5つの方法を、5週間でトレーニングしていくためのプログラムをご紹介します。

  1. 第1週:目的・ゴールを明確にする
  2. 第2週:話の「型」を活用する
  3. 第3週:ポイントを強調する
  4. 第4週:視覚情報を活用する
  5. 第5週:メタファーを使う

コミュニケーションの精度が上がっていくと、考え方を共有することもとてもスムーズになり、
信頼して多くを任せてもらえるようになった経験があります。
レベルアップするほど得られる結果や人間関係は大きなものです。

1つ1つ、しっかりと身につけること、継続することを大事に、
そして楽しみながらトレーニングしていきましょう。

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