コミュニケーション

職場のコミュニケーションを良くし、快適な空間にする10の方法

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「うちの職場は、社員同士のコミュニケーションが、とれていないのではないだろうか」
「部下とは仕事の話だけではく、もっと打ち解けた会話がしたい」
「なんでも相談しやすい雰囲気づくりができているだろうか」

こんなふうに、職場でのコミュニケーションについて思いをめぐらせたことはないでしょうか。
コミュニケーションがうまくいけば、仕事がしやすくなり、人間関係も良くなります。

まるでドラマに出てくる会社のように、和気あいあいとした雰囲気のなか、みんなが一丸となって同じ目標に向かって突き進む。

そんな職場づくりをしたいと思いませんか。

この記事では、職場でのコミュニケーションを良くするとっておきの方法を「個人的な取り組み」「全体的な取り組み」に分けてお伝えします。

業務効率が上がり、さらに、居心地も良くなる職場づくりのために、ぜひご活用ください。

1.あなたのコミュニケーションを良くする方法5つ

ここでは、個人から個人へ能動的に取り組める、職場で役立つコミュニケーションを良くする方法をお伝えします。

1-1.安心して話すための【職場に適した話題の準備】

社員とコミュニケーションをとるきっかけとして、話題になるトピックを準備しておくと安心できます。
話しかけようと思ったけれど、何を話すか迷ってしまい言葉を探しているうちに、結局うまくコミュニケーションがとれなかった、という悩みが無くなります。

政治ニュースやスポーツの話は、一見、話題にしやすそうですが、興味のない相手にとっては、ふられると苦痛な話題です。

では、職場に適した話題とは、どんなトピックなのでしょうか。

仕事に対するモチベーションが上がり、尚かつ、ふっと場が和むような話題が一番効果的です。
話がしやすい万能の話題とオススメできないNG話題について、それぞれ3例と理由をご紹介します。

■【職場で話しやすい万能な話題3例とその理由】

①なぜ、この会社に魅力を感じたか(新入社員~若手社員に対して)

  • 会社の魅力について、互いの共感ポイントを知ることができる
  • 互いに会社への愛着がわき、モチベーションが上がる
  • これからどうしていきたいか、未来への展望に繋がりやすい

②好きだった物語やアニメ

  • 相手の価値観、大事にしている世界観を知るチャンス
  • 世代間ギャップがあれば、それはそれで楽しめる
  • 子供心にかえり、純粋な気持ちで話せる

③先輩・先人の武勇伝

  • 先人の思いを受け継いで今がある、という責任感を持つことができる
  • 知る機会のなかった会社の歴史を知ることができる
  • 自分もそうあろう、というモデリングの材料になる

■【オススメできない話題3例とその理由】

①社員の悪い噂

  • 好奇心は持たれるものの、話し手の印象を大きく下げてしまう
  • 「自分がいないところでは、自分を悪く言っているかもしれない」と、信用を失う
  • 仲間を悪く言うことで、士気が下がる

②自慢話

  • 自慢話を聞かされるほうは、とても疲れる
  • 自己顕示欲の強い人、と見なされる
  • 「認めてほしい」という想念が、相手からエネルギーを奪う

③社内恋愛など、踏み込んだ恋人関係

  • 仕事に私情が絡むようで、本人も周囲も気まずい
  • 当人たちは隠している場合もある
  • そもそも恋愛について、話したくない人もいる

1-2.心の距離を縮めるための【自己開示】

仕事人としての顔だけでなく、プライベートな側面を開示することで、相手との心の距離が縮まります。

例えば、出身地、趣味、家族やペットのことなどを、話題にするのです。会話の中で、相手が自分との共通項が見つけてくれると、心の距離は一気に縮まります。

人は、「相手と自分は同じ」という認識を持つと、緊張感がほぐれ、安心感を持ちます。安心感は、信頼関係のベース。信頼関係が深まるので、何事も話しやすくなるのです。

自ら自己開示をしてもいいし、相手に質問を投げてみるのもオススメです。
以下の事例を参考にしてください。

■共通項が見つかりやすい話題

・出身地
「私、福岡出身なんです。」
「本当ですか!私もです!福岡のどこですか?」
「博多です。」
「え~、私も~!地元で会ってるかもしれませんね~。」

・家族のこと
「うちね、子供が二人いるんだけど、今朝、ケンカしちゃって大変だったの」
「それは大変でしたね。お子さん、おいくつなんですか?」
「小学校1年生と2年生の年子なの。」
「うちにもいますよ~、小学1年生。まだまだ子供ですよね。」

・趣味のこと
「〇〇さんは、お休みの日は何してることが多いの?」
「走ってますね。今度、東京マラソンに挑戦しようかと思ってて。」
「そうなんだ!実は以前、出たことあるよ。楽しかったよ~!俺もまた走ろうかな。」
「わぁ、そうなんですね。ぜひ、一緒に走りましょうよ。」

さらに自己開示を引き出すために役立つ質問については、こちらの記事をご覧ください。

1-3.コミュニケーションがとりやすくなる【良い行いに気づく習慣】

仲間の「良い行いに気づく習慣」を持つと、相手とコミュニケーションがとりやすくなります。

相手の長所に目が行き、自分から相手に好感を持てると同時に、ねぎらいや感謝のメッセージを送りやすくなるからです。

こうしたねぎらいや感謝の言葉は、相手の自己重要感を満たします。
自己重要感とは、【自分自身のことを「価値のある存在」だと思っていたい、そして他人からも自分のことを「価値のある存在」だと認めてもらいたい】という強い心理欲求のことです。

そして人は、自己重要感を満たしてくれる相手に対し、心を開きます。結果、その後のコミュニケーションがとりやすくなるのです。
相手の良い行いに気づく目を持ち、些細なことでも言葉を掛けましょう。

■【言葉がけの例】

・書類をきれいに揃えておいてくれて、ありがとう

・いい情報を知らせてくれて、ありがとう

・〇〇さんの笑顔は、職場を明るくするね

・いつも周りに気を配ってくれてありがとう、助かっているよ

・デスクの上を整えてくれてありがとう、〇〇さんは整理が上手だね

・〇〇さんが手伝ってくれたから仕事が早く進んだよ、ありがとう

・いつも皆のフォローをしてくれているよね、お疲れ様。ありがとう

1-4.心を満たすため、相手に関心を持って【よく聴く】

職場でのコミュニケーションを円滑にするには、相手の話をよく聴くことが大事です。

人は誰しも「自分の話を聴いてほしい」という欲求を持っています。話を聴いてもらうことで、「受け入れてもらった」という安心感を抱きます。話を聴いてくれた人に対し、強い信頼を抱くので、その後のコミュニケーションがうまくいきます。

「聴く」とひと言で表しても、案外、人の話をきちんと聴けていないことが多いものです。
日頃、相手の話を正しく聴けているのか、特に重要な3つのポイントを事例とともにチェックしましょう。

■【聴き方の振り返り】

1.相手を重要な人物と心得る

  • 「上司・部下」「男性・女性」「職歴・職務」などに関わる先入観を持たない
  • どんな状況でも、相手に敬意をはらって聴く

【例】部下が突拍子もない提案をしてきた時

心の中で・・・ (見当違いのような気もするが)新人しか気づけない貴重な視点があるはずだ。
キーマンになる可能性がある。これが飛躍の一手になるかもしれない。

2.相手の話を否定しない

  • 「でも」「逆に」「だって」など、相手の話を否定する言葉を使わない
  • 話を途中で遮らず、すべて聴き終えてから自分の意見を伝える

【例】部下が偏った物の見方・捉え方をしている時

部下:「正直言って、会社の飲み会は気が進まないんですよね。仕事が終わったら、プライベートな時間までとられたくないですよ」

〇上司(否定しない):「そうか、そういう考え方もあるよな。では、こんなふうに考えてみたらどうかな?飲み会にいけば、普段は聞けないような情報を得られたり、みんなとのコミュニケーションを深めることができる。」

×上司(否定する):「でも、飲み会で得られる情報もいっぱいあるぞ。それに、みんなとコミュニケーションをとれたほうがいいじゃないか。」

3.興味関心を持って聴く

  • パソコンの画面を見たまま聴いたり、「ふーん」「あ、そう」などの気のない返事はしない
  • 相手に正対し前のめりで聴くことで、積極的な傾聴の姿勢になる。

【例】部下が興味のない話題をもちかけてきたとき

部下:「俺、アイドルの〇〇ちゃんが好きなんですよ。休みの日は、ライブに行くんですけど、●●ちゃんの笑顔、最高なんですよ!」

〇上司(興味を持つ)「(相手に身体と視線を向けて)そうか、俺はアイドルはよく知らないけど、夢中になれるものがあるっていいよな。」

×上司(興味なし):「(相手を見ずに)ふーん、あ、そう・・・」

ご紹介した聴き方を「傾聴」といい、コミュニケーション上手な人ほど、当たり前に使っています。職場において、相手の反応を変え、関係性を深める効果的なスキルになります。

より詳しい情報は、以下の記事をご参照ください。

1-5.コミュニケーションのきっかけに【お菓子を勧める】

1章の最後に、お手軽かつ効果的な方法として、お菓子を勧めることをご紹介します。
お菓子は、コミュニケーションのきっかけとして、互いに親近感を増すために、大いに役立ってくれます。

また、飴やチョコレートなどの甘いお菓子は、気持ちをほっと和ませる効果があります。会話のきっかけになり、相手の心をほぐす効果もありますので、ぜひ取り入れてください

■【効果的なシチュエーションの例】

・咳をしているとき

「大丈夫?飴あるよ。どうぞ。」

相手の体調を気遣う。
飴いる?と聞くのではなく「どうぞ」と渡してしまう。

・お腹がグーっと鳴るのが聞こえたとき

「お腹すいたよね。チョコあるよ、食べよう。」

相手に恥をかかせないのがポイント。
私もお腹がすいたから一緒に食べよう、というスタンスで渡す。

・仲間が行き詰まっている様子のとき

「忙しそうだね。これで、糖分補給してよ。」

空腹になると不機嫌になる人も多いです。
お菓子をすすめることで、殺伐とした雰囲気を変える、二次的な効果もあるでしょう。

2.職場全体のコミュニケーションを良くする方法5つ

ここからは、個人間ではなく職場全体のコミュニケーションを良くする方法をお伝えします。

2-1.思考をポジティブなほうに向ける【Good&New】

「24時間以内にあった良いこと・新しいこと」を手短にシェアするというワークを「Good&New(グッドアンドニュー)」といいます。この「Good&New」が、職場全体のコミュニケーションを良くするのに、大いに役立ちます。

仲間の「Good&New」を聞くことで、日頃、どんなことに関心を持ち、どんな世界観を持っているのか知ることができます。また、仕事以外のプライベートな側面を垣間見ることもできるので、互いに親近感が湧きます。

朝礼や、ミーティング前のアイスブレイクに活用するといいでしょう。
ポジティブな出来事について軽く雑談をしておくことで、緊張感がほぐれ、明るい気持ちでその後の仕事に取り組むことができます。

■【Good&Newの主な効果】

  • 自分に起きたポジティブな出来事に、意識が向く
  • 仲間に起きたポジティブな出来事を、共に喜ぶことで協力関係が生まれる
  • 仲間の価値観、物事の捉え方を知ることができる
  • ポジティブな話題をシェアすることで、職場全体が明るくなる
  • 相手の顔を見て話す場づくりになる

■【Good&Newの質問と事例】

質問:『24時間以内にあった良いこと、新しいことはなんですか?』

Aさん:昨日は営業さんとの打ち合わせで、すごく良い案が出ました。
Bさん:わぁ、期待してます!

Bさん:今朝は、子供がすんなり自転車に乗ってくれて、幼稚園への送りがスムーズでした。
Cさん:ホッとしますね~。良いスタートを切れたんですね!

Cさん:今日から新しいレストランがオープンするので、ランチの選択肢が増えました。
Dさん:そうなんですね!場所どこらへんですか?

⇒ 職場の皆が、ポジティブな出来事に意識が向いている

2-2.生産性を上げるための【現状確認】

互いの現状確認をすることは、職場全体のコミュニケーションを良くし、仕事の生産性を上げるために、とても重要です。

【現状確認】により、互いにコミュニケーションを取ることで、関係性が良くなっていくからです。

確認の際は、業務の進捗はもちろん、メンタル面においても、互いに相手の現状がわかっていれば、いざというときに助け舟を出したり、困っていることの相談に乗ることもできます。

こうした助け合いや悩み相談が、業務に支障がでる問題を未然に防ぐことになります。そうして、職場の皆がポジティブに業務に取り組むことに繋がり、生産性が上がるのです。

具体的には、以下の項目を定期的に確認するといいでしょう。

■【現状確認すること】

・仕事の進捗状況はどうか → 「あの件、どれくらい進んでる?」

・わからないことはないか → 「わからないことはある?何かあったら、些細なことでもいいから訊いて。」

・困っていることはないか → 「何か困っていることはない?遠慮せずに相談してよ。」

・手助けは必要か → 「一人で出来そう?たいへんだったら、サポートをつけるから。」

・どんな考えで仕事を進めているか → 「どんなふうにやっていこうと思ってる?アイディアに詰まったら相談してよ。」

2-3.心の距離を縮める【ランチコミュニケーション】

ランチを一緒にとることは、職場全体のコミュニケーションを良くし、メンバー同士の結束を高めるのに、とても有効です。

食事をしているときは心がオープンになりやすいので、普段話しにくいことも、話しやすくなります。上司は、仕事中なかなか話せない部下と会話をする時間ができ、部下にとっては「こんなこと言って良いのかな?」という不安・心配を解消するチャンスになり、心の距離が縮まるでしょう。

昨今、会社の飲み会に参加するのを敬遠する人が増えています。「プライベートの時間を削りたくないので、飲み会は遠慮したい」という人でも、ランチなら勤務時間内であり、時間も1時間程度です。誘うほうも、誘われるほうも気軽です。

せっかくの機会ですから、有効活用したいもの。部下とのランチコミュニケーションでは、以下のポイントを意識してください。

■【ランチコミュニケーションで意識すること】

・スマートフォンは、なるべく触らない
確認事項がある場合は「スケジュール確認だけさせてね」など、ひとこと添える

・仕事への指摘や説教をしない
叱られながら食事をするのは辛いもの。指導したいことは、仕事中に話す

・相手が話しやすいよう、適度な質問をする
自分の話ばかりを聞かせず、相手に話をさせる。2-2の現状確認の質問も効果的。

■【ランチコミュニケーションの例】

先輩:「毎日忙しいから、なかなか話できないけど、うまくやってる?今日は小言とかはないんだ。慣れてきて業務増えただろうから、元気にやっているか気になっていてね~。」

後輩:「ありがとうございます!ちょっとクライアントのことで相談したいことがあったんですけど、なかなか自分も時間取れなくて、ご飯来るまでに聞いていただけますか?」

先輩:「もちろんだよ。具体的にどんなこと?」

2-4.コミュニケーションを定例化する【計画的な面談】

面談として、コミュニケーションをとる機会を定例化することで、職場全体のコミュニケーションが良くなり、部下との関係が円滑になります。

なぜなら、互いに「面談のときに話ができる」とわかっているので、上司は、部下の状況を定期的に必ず知ることができ、部下は、現状を上司に相談できるという安心感を持つことができます。

また心情面においても、話す内容についても、互いに準備ができるので、計画的な面談は、コミュニケーションの循環に大いに役立ちます。

■【面談を成功させるポイント】

1.面談の時間配分や回数は、全員、平等にする

2.部下が安心して話せる環境を作る

3.ヒアリングシートを作成し、確認事項に漏れがないようにする

4.前回の面談で話した目標設定等の、振り返りをする

5.次回までのビジョンを共有する

6.始めの一歩を決める(必ず実現できるような、小さな目標設定)

【面談の事例】

上司は、面談リストを作成し、いつ、誰と、どのくらいの時間配分で面談をするかを決めておく。(ポイント1)

部下にとって安心できる場所(ポイント2)で、向かい合わせは避け、机があれば角を利用し、ハの字型に座る。
用意したヒアリングシート(ポイント3)を、一緒に見ながら始める。

上司:今週の目標は●●だったね(ポイント4)。今のところ何割の達成度かな?
部下:60%から進んでいないんです。

上司:達成を止めているのはなんだろうね?※
部下:クライアント企業の担当者とのコミュニケーションがうまく取れていないのが、主な原因だと思います。

上司:そうか。では「今、うまくいっていること」や「今、既にあるものの中で、役立てるもの」はなんだろうか?※
部下:自分は、めげないんで、何度でも再挑戦できます。あとは、今一緒に組んでいる後輩が人当たりがいいので、後輩とコンビで企業訪問できるときは、調子いいです。

上司:それはよかった。では、あと何があったら※、100%になるかな?または残りの40%を埋められるだろうか?
部下:もう他部署ですけど、前任の○○さんのお話が聞きたいなって思っています。

上司:了解!その場をつくるね。そしたら、目標を100%達成できそうかな?(ポイント5)

部下:はい、○○さんにお話を聞いて、今考えていることに確信を持てたら、きっと大丈夫です。

上司:じゃ、最初に何をする?絶対できることを決めておこう。(ポイント6)
部下:○○さんに質問したいことがあるので、それを箇条書きにしておきます。

上記の※は、以下の質問を利用しています。

  • 成果を止めているものはなんですか?
  • いま既に持っている、役立つ資源(リソース)はなんですか?
  • 更に必要なリソースは何ですか?

これは、心理学NLPやNLPコーチングの質問スキルであり、目標達成や問題解決に向けて、相手の行動を促すのに効果を発揮します。特にコーチングは使い方次第で、部下との面談に役立ちます。

さらに情報を引き出すために、面談で使える質問や、部下を伸ばすコーチングについては、こちらの記事をご覧ください。

2-5.問題解決・目標達成のための【ヒアリングミーティング】

メンバー全員が揃い、真剣に仕事について話し合う【ヒアリングミーティング】の場を作ると、職場全体のコミュニケーションは良いほうへ循環します。

なぜなら、こうした全員が集まる場で問題や目標を皆で話すことは、コミュニケーション能力を試す場になり、互いの考えを率直に伝え合うことができるからです。
このようなヒアリングミーティングは、相互コミュニケーションはもちろんのこと、メンバー全体の士気を高めるのに最高の場となります。ぜひ、積極的に活用してください。

ヒアリングミーティングの効果を最大限にするため、以下のポイントを心がけてください。

■【ヒアリングミーティングを成功させるポイントと事例】

1.アイスブレイクをして、発言しやすい場を作る
例:ミーティング前に「互いの長所を認め合うワーク」をして、緊張感を和らげる

2.全員が発言できるようにする
例:一人が発言したら、先に発言した者が、次の者を指名する

3.出た意見を否定せず、一度、受けとめる
例:「おや?」と周りが固まるような意見でも、ファシリテーターが「そういう考えもありますね」と、一旦受けとめる

4.意見を整理して、絞りこむ
例:多数の意見が出たら、ファシリテーターが似た意見をグループ化し、箇条書きにする

5.意見を要約し、今後のビジョンを決定する
例:箇条書きにした意見を、今後の行動目標として、具体化する

上司や先輩社員の主な役割は、ファシリテーターと聞き役です。部下や後輩達に発言させ、たくさんの意見を引き出すことも、成功のポイントです。

そうやって、たくさんの意見を引き出すことで、お互いを知ることに繋がり、コミュニケーションが密になり、結果的に問題解決や目標達成を促進させてくれます。

まとめ

職場コミュニケーションを良くするには、個人間と、個人から全体へと、両方のアプローチを行うことが、最も効果的です。

個人間では、相手の心情を大切にし、人として誠実に向き合う意識を持ちましょう。

個人から全体への取り組みとしては、組織としての役割が順調に動くことを念頭に、オペレーションそのものを工夫していくとよいでしょう。

この記事で紹介した内容を実践することで、職場のコミュニケーションが良くなっていきます。そうして快適な空間をつくることができ、働きやすい職場づくりを叶えることができます。

あなた自身と、共に働く仲間の笑顔のため、ぜひご活用ください。

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