コミュニケーション

社会人に必要なコミュニケーション「目的・種類・学生時代との違い」とは?

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こんなことをお感じになったことはありませんか?

  • 「社会人になったら、どんなコミュニケーションが求められるの?」
  • 「上司や先輩との会話や言葉遣いは、どうしたら良いの?今の自分で大丈夫?」
  • 「憧れの先輩のようなコミュニケーションを取るためには?」

もしもあなたが社会人になりたて、あるいは内定者や就活中である場合、上記のように「社会人のコミュニケーション」について、興味や関心、不安を感じているかもしれませんね。

学生時代に比べ、社会人のコミュニケーションには違いがあります。この点は、すでに社会人として働き始めている方は、お気づきかもしれません。

実は社会人のコミュニケーションには、「結果を出す」「関わるすべての人と、良好な関係を築く」という目的があります。

そのために、まずは身につけたいのが下記4つのコミュニケーションです。

  • 信頼関係を築く
  • 相手を理解する/要望を正確に理解する
  • わかりやすく、受け取りやすいメッセージを伝える
  • 相手の反応を見て、柔軟に会話する

これらは「お客様の信頼を得る」「チームで協力し合う」ために必要です。

難しそうに感じますか?

もしそうだとしても安心してください。
練習すれば、誰でもコミュニケーション能力を高めることができます。そのために、「社会で求められるコミュニケーション」「4種類のコミュニケーション」について具体的にご紹介します。それでは一緒に見ていきましょう。

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1.社会人に必要とされるコミュニケーションとは?目的と学生時代との違い

社会人のコミュニケーションでは、「結果を出す」「関わるすべての人と、良好な関係を築く」ことが求められます。つまり目的があるということですね。

なぜならば、企業活動のベースとなる

  • 商品を販売し、会社の利益を上げる
  • お客さまに価値を提供し、喜んでいただく

という2点は、コミュニケーションを通して実現できるためです。

それは、営業やマーケティング、カスタマー、経理など、どのような部署であっても同じです。与えられた役割の中で「結果を出す」ことが求められるということです。

こうした結果を出すために、社会人になったら、まずは押さえたいのが「4種類のコミュニケーション」です。

【4種類のコミュニケーション】

  • 信頼関係を築く
  • 相手を理解する/要望を正確に理解する
  • わかりやすく、受け取りやすいメッセージを伝える
  • 相手の反応を見て、柔軟に会話する

これらは社会人のコミュニケーションにおける基本であり、仕事ができる上司や先輩ほど、書籍や講座などで学んでいます。その結果として、より高い成果を出し、周囲からの信頼や評価を得ているのです。

※「4種類のコミュニケーション」について詳しくは、2章にまとめています。

※補足 :社会人と学生におけるコミュニケーションの違い

社会人と学生時代のコミュニケーションには明確な違いがあります。違いを知ることで、コミュニケーションのとり方が変わります。ご参考にしてくださいね。

【学生と社会人におけるコミュニケーションの違い】

  • 目的がある
  • 利害関係がある
  • 信頼/信用がベースにある
  • WIN WINが求められる
  • 責任が生じる
  • 上下関係にシビア
  • 横のつながりも大事
  • 関係者が多い
  • 様々な立場や性格、目的を持つ人との関わり
  • 個人だけではなくチームで動く

2.社会人に必要な4種類のコミュニケーション

この章では4種類のコミュニケーションについてご紹介しています。

2-1.信頼関係を築く

社会人における「コミュニケーションの大前提は、信頼関係を築く」ことです。

社内でも、社外でも、まずは信頼を得ましょう。人は信頼した相手に対して、心を開き、好意的になります。そうすることでコミュニケーションが円滑になり、仕事で成果を出しやすい状態になります。

例えば、

  • 良好な人間関係を築ける人
  • 周囲から応援・協力される方
  • お客様から「話を聞きたい」「あなたから買いたい」と言われる営業
  • アイデアや提案に耳を傾けてもらえる方

これらに共通するのは、相手からの信頼を得ていることです。つまり信頼度を高めるほど、仕事で結果を出しやすくなり、評価が高まります。

まずは、下記画像の②「あなたが言うなら、受け入れる」の状態を作りましょう。

ここからは信頼関係を築く2種類の方法をご紹介します。

1.長期的に築く方法

相手と、どのように関わるかで、相手に与える印象が変わります。

例えば、

  • 時間を守る
  • 約束を守る
  • 身だしなみがきちんとしている
  • 気持ちのよい挨拶ができる
  • その場に合った立ち振舞いができる

など

できて当たり前のちょっとしたことです。それでも積み重なれば、「しっかりしている」「信頼できる」という評価につながります。

2.信頼関係を築くコミュニケーション

信頼関係を築くコミュニケーションをご存知でしょうか?

「人は共通点をもつ人/自分に似たものに対して、親近感、安心感を抱く」という心の動きがあります。心理学でいう「類似性の法則」です。こうした心の動きに沿ったコミュニケーションにより、短時間で信頼を得やすくなります。

具体的な方法は、「心の動きに沿ったコミュニケーション」に詳しい、心理学NLPからご紹介します。

1.話し方を合わせる

話し方や声の出し方を合わせましょう。
これだけで、親近感や安心感を感じてもらえるようになります。

【合わせるポイント】

  • 話すスピード、リズム、間
  • 声の大きさ、抑揚

など

心理学NLPでは「ペーシング」と呼ばれています。詳しくはこちらをご覧ください。

2.姿勢を合わせる

姿勢や体の動きを合わせましょう。無意識レベルで、相手の警戒心をとり、安心感や親近感をつくり出せます。

【合わせるポイント】

  • 姿勢
  • 体の動き
  • ジェスチャー

など

心理学NLPでは「ミラーリング」と呼ばれています。効果的ですが、露骨に合わせすぎると、相手は「あれ、真似をされている」と違和感を抱きます。あくまで、さりげなくやるのがポイントです。

ミラーリングについて詳しくはこちらをご覧ください。

3.使う言葉を合わせる

「相手の使う言葉」に合わせて会話しましょう。さらに相手の使う言葉を使い、話を繰り返します。それにより相手は、「話を聞いてもらえている」と嬉しくなり、「そうそう、そうなの」と肯定的な反応を返してくれます。

【繰り返すポイント】

  • 「事実」表現
  • 「感情」表現

※時折要約して繰り返すのもポイントです。
※相手の使う言葉を使わずに、自分の言葉に置き換えると、「話を聞いてくれていない」と、マイナスな印象になるため、注意が必要です。

心理学NLPでは「バックトラッキング」と呼ばれています。詳しくはこちらをご覧ください。

※信頼を築くコミュニケーションに関しては、こちらの記事にもまとめています。

2-2.相手を理解する/要望を正確に理解する

「相手を理解すること」「要望を正確に理解すること」も、社会人におけるコミュニケーションにおいて、とても大事なことです。

結果を出す人ほど、お客さまやチームメンバーのことをよく理解しています。

なぜならば、相手にとってベストな提案や意思疎通、円滑な仕事は、理解からはじまるためです。理解不足は、コミュニケーションミスを生むため、注意が必要です。

具体的に見ていきましょう。

1.相手を理解する

人は「自分を理解してくれる」相手に対して、心を開き、信頼を寄せます。そして理解することで、下記につながります。

  • 信頼関係を深める
  • 必要なフォローやサポートをできる
  • 本音や要望を聴ける

まずは「理解しよう」という意識や姿勢から始めましょう。そういう姿勢は相手に伝わり、好意的な印象を持たれます。

2.要望を正確に理解する

相手にとってベストな提案、満足する結果、期待以上の仕事は、「相手の要望を正確に理解する」ことから始まります。

それにより下記が可能になります。

  • 相手の要望を満たす
  • お客様にベストな提案をする
  • スムーズに仕事を進める

仕事の成果やパフォーマンスに直結するため、非常に大切な力です。

以上のような、相手や要望の理解のために役立つのが「傾聴」です。

傾聴とは、「聴く」ことを中心にしたコミュニケーションスキルで、仕事ができる人ほど大事にしています。

【傾聴のポイント】

  • とにかく話を聞く(話の7・8割は相手が話している状態)
  • 話をそのまま受け止める
  • 質問を交えて、具体的に聴く
  • 頷きや相槌を入れる
  • 話を遮らない/自分の意見は脇に置く

※相手の要望を正確に受け取れない人ほど、自分の主観や思い込みを交えて聞きがちです。もしも「自分のことかも」と思いあたる方は、「言葉そのまま」を受け取る練習がオススメです。

※傾聴に関してはこちらの記事にまとめています。

2-3.わかりやすく、受け取りやすいメッセージを伝える

相手にとって「わかりやすく伝える」「受け取りやすく伝える」ことはコミュニケーションの基本です。特に社会人においては、仕事の成果に直結するため、常に磨いておきたいところです。

なぜなら「わかりにくいメッセージ」は、意思疎通を妨げ、仕事のミスにつながります。また、「受け取りにくいメッセージ」は、相手のストレスになったり、誤解を生むことも。

それでは具体的に見ていきましょう。

1.わかりやすく伝える

わかりやすいメッセージは、意思疎通をスムーズにします。

「利害関係」や「時間の制約がある」社会人のコミュニケーションにおいて、どれだけわかりやすく、ポイントを伝えられるかは、常に重要なテーマです。

【わかりにくい場合に起きること】

例えば、

  • お客様の興味を削ぎ、成約を妨げる
  • 5分で伝わることに、30分かかるなど、相手の時間を奪う
  • 認識の違いにより、クレームや二度手間が発生

など

【わかりやすく伝えるポイント】

  • 伝えたいポイントを具体的にする
  • 相手に何をしてほしいのか/何を理解してほしいのかを明確にする
  • 結論から話す
  • 誰でもわかる言葉を使う(難しい言葉を使わない)
  • 相手のペースに合わせて話す

など

2.受け取りやすく伝える

メッセージは、相手に受け取ってもらえて、はじめて意味を持ちます。

大事なことをわかりやすく伝えても、「相手の受け取る準備」が整っていないと、受け取ってもらえないこともあります。

【メッセージを受け取りにくいケース】

例えば、

  • 考え事をしている上司に、突然話し始める
  • 「今、大丈夫ですか」と確認せずに、会話を始める
  • 目的やテーマを告げずに、やりとりを始める

など

これらは、相手に「受け取るための準備を提供できていない」状態といえます。

【受け取りやすい状態をつくるポイント】

例えば、

  • 「今、よろしいですか」と確認してから話す
  • コミュニケーションの目的を伝える
  • 相手の注意を引き付けてから話し始める

など

相手は今、「メッセージを受け取りやすい状態か?」と確認した上で、コミュニケーションをとりましょう。

2-4.相手の反応を見て、柔軟に会話する

相手の反応を確認しながら、柔軟なコミュニケーションをとりましょう。

言葉や表情、目、声の変化など、反応を見ることで、

  • 相手にメッセージが伝わっているか
  • メッセージを受け取れているか
  • 不満や不安がないか

などを察することができます。

あとは、反応に合わせて「よりわかりやすく伝える」など、柔軟にコミュニケーションをとりましょう。

相手の反応を見る方法は2種類です。

  1. 言葉から察する方法
  2. 非言語から察する方法

※非言語とは、表情や目、話し方、声、姿勢、ジェスチャーなど、言葉以外のことを指します。

ここでは、人によっては聞き慣れない「非言語」から察する方法をご紹介します。

例えば、以下の絵を見たときにどのように感じるでしょうか?

同じ言葉を話していても、

  • 表情や顔色
  • 話し方
  • 声のトーンや抑揚
  • 身振り手振り
  • しぐさ

など

非言語情報から、相手が今、「どんな気持ちか」「納得しているか」などを想像でき、理解を深めることができます。

また、言葉では「大丈夫です。理解しました」と言いながら、渋い表情をしていたら、理解不足や納得していない可能性があります。このように非言語を使ってコミュニケーションをとることができます。

2005年に発売された『人は見た目が9割』という本が190万部を超える大ベストセラーになりました。ここで言われているのは、容姿の善し悪しの話ではなく、しぐさや表情、服装など、「非言語」から伝わる情報が非常に大きいということ。

非言語の影響については、「メラビアンの法則」でも紹介され、以下の比率でコミュニケーションに影響を与えていると言われています。

  • 言葉遣い 7%
  • 声の調子 38%
  • 表情も含むボディランゲージ 55%

そしてもし、相手に伝わっていないとわかれば、相手がわかりやすいように、コミュニケーションのとり方を変えることができます。

こうした柔軟性は、社会人のコミュニケーションにおいて、自分を助け、相手にとって優しいコミュニケーションをとる力となります。

3.社会人で必要な「コミュニケーション能力」を高める3つの方法

この章では、社会人として「コミュニケーション能力を高める」方法をご紹介します。

もしも今、自分のコミュニケーション能力に満足していないとしたら、方法は何でも大丈夫です。まずは何かを学び、試すことから始めましょう。

コミュニケーション能力を高めることは、身体(筋力)を鍛えるようなものです。学びと実践を積み重ねることで、自然と使えるようになり、どんどん洗練されていきます。

3-1.コミュニケーションが上手な人を徹底的に真似る

あなたの周りでコミュニケーション能力が高いと感じる方はいますか?

「話がわかりやすい」「説得力がある」「面白い」…など。そう感じる方がいたら、その方をお手本にして、徹底的に真似てみましょう。

ポイントは、徹底的に真似ること。これがスキルアップの近道になります。

ダウンタウンの松本人志さんも、面白いと思う芸人の笑いのパターンを徹底的に分析し、丸暗記できるほど研究していたそう。「天才」と呼ばれる人も、お手本を真似るところからスタートしています。

例えば

  • 話すときの目の動き、姿勢、ジェスチャーはどうか
  • 声の高さ、テンポ、口調はどうか
  • 話の構成がどうなっているのか
  • どんなことを話題にすることが多いか
  • 背景として、どのような考えを持っているのか
  • 相手に対して、どんなメールや電話をしているのか
  • どんなタイミングで声をかけているのか

など

身近なお手本を真似ることが、スキルアップの近道です。もし本人に直接話ができれば、アドバイスをもらってもよいでしょう。

3-2.テーマを決めて徹底的に実践する

徹底的に実践し、繰り返し、意識しなくとも使えるようにできるのが理想です。

コミュニケーション能力を高めることは、筋トレと同じです。練習や実践をすることで、より良いものにしていけます。

ただ、数あるコミュニケーションスキルをいっぺんに身につけるのは大変です。できればテーマを絞って、集中し、1テーマずつ実践していくとよいでしょう。

例えば、

  • 今週1週間は、「相手の会話のペースに合わせることを意識する」
  • その次の週は、「同じネタを10人に話して、最も伝わる話し方を研究する」

など。

1つずつ確実に身に付けていくことが、社会人におけるコミュニケーション能力を高める近道です。

3-3.コミュニケーション講座や書籍で学ぶ

自分のコミュニケーション能力に満足していない、自信がないという方は、基本をしっかり身に付けましょう。一度身に付けることができれば、一生使えます。

コミュニケーションに関する書籍や講座では、良質な情報やスキルを学べます。

その中でも、短期間で、いち早く、コミュニケーション能力を高めたい方は、講座を活用するのは、最も効率の良い方法の1つです。

なぜなら、

  • 人の心理や心の動き
  • 信頼関係を築く方法
  • 人を動かす方法
  • 効果的なコミュニケーションスキル
  • コミュニケーションが上手くいく理由/上手くいかない理由

などを学べるからです。
さらに書籍では得られない体系的な学があり、講師へ質問をできます。

人の心理を理解し、「信頼関係を築き」「人を動かす」上で欠かせないコミュニケーションスキルを正しく学ぶには、こちらの講座が役立ちます。

人を動かすコミュニケーション・対人関係の極意を身につける

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『コミュニケーション能力認定講座』

(主催・認定:日本コミュニケーション能力認定協会/監修:日本教育推進財団)

まとめ

この記事では、社会人のコミュニケーションについてご紹介しました。

  • 社会人のコミュニケーション2つの目的
  • 学生時代との違い
  • 4種類のコミュニケーション
  • コミュニケーション能力の高め方

特に、「4種類のコミュニケーション」は、しっかり身につければ、今後の社会人生活で、「出せる結果」「周囲からの信頼」「会社からの評価」に違いが出ます。

  • 信頼関係を築く
  • 相手を理解する/要望を正確に理解する
  • わかりやすく、受け取りやすいメッセージを伝える
  • 相手の反応を見て、柔軟に会話する

この記事が少しでもあなたのお役に立てば嬉しく思います。

※コミュニケーションに関して、こちらの記事もオススメです。

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