NLP・心理学

プレゼンの構成、資料の作り方5つのポイント徹底解説!

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プレゼンが終わった後、
参加者から「いいプレゼンだった」と評価され

自分でも納得のいくプレゼンだったと思える

プレゼンの構成(作り方)と資料の作り方を
ここではご紹介いたします。

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1.プレゼン作りの流れ

プレゼンテーションは

  • 「内容固め」
  • 「資料作成」
  • 「練習」
  • 「リハーサル」
  • 「本番」

の順番で準備を進めます。

順番に、2章から細かく紹介していきます。

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2.プレゼンの作り方

2章では、プレゼン作りの流れをそれぞれのステップから細かくご紹介します。

2-1.内容を固める

プレゼンを作るにあたって、まずは内容を固めます。

自分が行うプレゼンテーションの内容、そして時間制限やルールなどがあれば併せて事前に確認しましょう。

プレゼンの概要が確認できたら、下記の内容について考えます。

・一番伝えたいことを決める

これが最も重要です。
プレゼンで一番伝えたい思いや自分の意見を明確にしておきます。この「一番伝えたいこと」を軸にプレゼンを組み立てます。

例:「〇〇という問題の解決策を伝えたい」
「〇〇のことを知ってもらいたい」など

・伝える相手のことを考える

次に、自分が伝えたいことを受け取る、相手のことを考えます。

性別や年齢、参加者の経験値(新人か中堅かベテランなど)によって、例え話なども変わってきますので何が刺さるのかを考えていきます。

また、伝える相手が1人なのか、大人数なのか。どのような立場の人なのか。同じ内容を伝える場合にも、相手によって伝え方が変わります。

下記内容を参考に、伝える相手のことを考え、どうすれば伝わりやすくなるか考えるとよいでしょう。

特に、相手の価値観がわかっていると、刺さるプレゼンが作成しやすくなります。

性別、年齢、職種、所得、学歴、
趣味、世帯規模、ライフスタイル、思考、
悩み、ストレス、願望、価値観…etc.

・必要な情報を集める

伝えたいことと、伝える相手を明確にしたら、プレゼンを組み立てるための情報を集めます。

情報は本やインターネットから集めるとよいかもしれませんし、場合によっては、自分でアンケートを取ったり調査・研究した内容かもしれません。

自分のプレゼン内容に合わせて、適切な情報を集めます。

・話の流れを組み立てる(プレゼンの構成)

ここまでできたら、話の流れを組み立てます。

プレゼンの構成には様々ありますが、基本的には
概要を話す→詳細を話す→まとめ 
と進めれば外しません。

詳しい構成は下記の記事でご紹介しています。
自分のプレゼンのシチュエーションに合った構成を選んでみてください。

プレゼンの構成で差をつけろ!心理学NLPのプロが教える使えるフレーム9選

そして、大まかな構成を決めたら、詳細の中身を決めます。どの内容まで話すかは、時間制限や伝える相手によって異なります。

時間が短ければ必要最低限の情報に絞る必要がありますし、

一方でお相手が話す内容について知識が全くない状態であれば前提知識を説明する必要があるかもしれません。

自分にとってベストな構成を組み立てていきましょう。

・プレゼンのメモを作成する

組み立てた構成を元に、何を話すか、メモを作成します。

プレゼンテーションは全く原稿を見ずに話すことが望ましいですが、

必要なポイントを落とさないために、メモを作成して時折見ながら話すことは、プレゼンのプロも行っていることです。

話す文章全てを一言一句書くのではなく、話の順番やキーワードに絞って、メモにしておきましょう。

2-2.資料を作成する

プレゼンの内容が固まったら、資料を作成していきます。

資料を作成しながら内容を決めていく人もいらっしゃいますが、

先に内容を固めておいた方が、後からしっくりこなくて作り直し!ということがなく、効率的にプレゼン作りを進めることができます。

今回は、プレゼンのスライドを作るにあたってのポイントを3つご紹介します。

・視覚で情報を補うように作成

プレゼンのスライドは、あくまで話の補助です。

スライドに合わせて話すのではなく、話の内容に合わせてスライドを作成するので、スライドを見るだけで話の内容が理解できる必要はありません。

スライドは視覚情報にあたります。

数値情報やデータ、写真やイラストなど、スライドで伝える方が効果的な情報に絞り、スライドの内容を決定しましょう。

・1スライド1トピック

1つのスライドでは、1つのトピックのみ扱うようにします。

スライドは話の補助、という内容に関連しますが、スライドで全ての内容を理解できる必要はありません。

一目見たときに理解しやすいことを重視することが大切です。

一つのスライドに情報が多すぎないか、この情報は本当に必要なものか、考えながらスライドを作成していきます。

・スライドに一貫性があるか確認

一通りスライドを作成したら、スライドショーで全てを見返してスライドに一貫性があるかを確認します。

一貫性とは、スライドの見た目や内容、取り扱っている主張が一致していることです。

スライドを作成していると、1枚1枚にこだわりが出て、気がつくとチグハグになっていたり、何を伝えたいのかわかりにくくなることもあります。

全て作成できたら、必ず全てを見返す、という工程を取り入れてください。

2-3.練習する

ここまでできたら、練習あるのみです。プレゼンをブラッシュアップするために、下記内容に注意しながら練習してみてください。

・最初を重点的に練習

プレゼンテーションにおいて、一番大切なのは最初です。
つかみで相手の興味を引くことができるかどうかで、結果が大きく異なると言っても過言ではありません。

最初のポイントは、落ち着いてゆっくり話すことです。早口が苦手なかたは、最初が聞き取れず、理解できないとそのまま最後まで置いていかれた感覚になります。

自分が比較的早く話す方だと自覚があるならば、最初は意識的にゆっくり話し、徐々にスピードを上げると相手も自分もWin-Winな話し方になります。

・相手に伝わりやすい話し方を研究する

伝える相手のことを思い出し、相手に伝わりやすい話し方を意識します。

例えを使った方がいいのか、できるだけ簡潔に話す方がいいのかなど、自分の持っている知識やテクニックを駆使して、ベストな話し方を研究してみてください。

・人に聞いてもらうことも効果的

もし、練習していて本当に伝わりやすいか不安な場合には、身近な人に聞いてもらって感想を聞いてみることも効果的です。

客観的な意見をもらうことで、自分にはなかった視点からプレゼンをプラッシュアップすることができます。

2-4.リハーサルをする

本番を迎える前には、プレゼンを通しでリハーサルしておきましょう。
リハーサルで抑えるべきポイントは下記3点です。

・時間を計測する

リハーサルの時には、時間を計測します。

時間制限がある時には時間内に収まっているか最終確認します。

時間の縛りがない場合でも、自分の想定と実際のプレゼンにかかる時間が一致しているか確認しておきましょう。

そして、長すぎる場合には、話すスピードや情報量を微調整します。

・録画して振り返る

手持ちのビデオカメラやスマートフォンなどで自分がプレゼンする姿を録画しておくと、

自分の感覚だけに比べるとより客観的にプレゼンテーションを振り返りやすくなります。

録画した映像を見返して、スライドが適切か、ジェスチャーや表情、声のトーンなどが適切か再検討しましょう。

・リハーサルを踏まえて最終調整

ここまでできれば、プレゼン作りは終了目前です。

リハーサルで改善点や調整すべき点が見つかったら、その部分を最終調整します。

そして、最終調整ができたら、もう一度通しでリハーサルをし、本当に改善できたかチェックしておくと安心して本番を迎えられるでしょう。

2-5.本番のプレゼン

いよいよプレゼン本番を迎えました。
基本的にはこれまで準備してきたことを全て出し切ればきっとプレゼンは成功します。

もし、本番特に気をつけるべきポイントがあるとすれば、下記のものでしょう。

・最初に関心を引きつけられたらほとんど成功

プレゼンは最初が肝心とお話ししました。
今一度、最初に相手の関心を引くことを一番重視して、プレゼンに臨んでみてください。

最初の1、2分で興味を引けたと実感できれば、あとは気持ちを楽にして話を進めて大丈夫です。

・相手の反応を確認しながら話す

プレゼン中は、相手を見ながら話しましょう。
特に、伝える相手が大勢の場合は、ジグザグを描くように観衆全体を見るようにします。

そして、ただ見るだけでなく、相手に本当に内容が伝わっているか確認します。

もし、わかりにくそうな反応を見つけたら、情報を補足したり、「ここまででご質問は?」と聞くなどして

相手を置いてけぼりにしないように気をつけましょう。

・質疑応答は貴重なフィードバックのチャンス

多くのプレゼンテーションで、質疑応答の時間を設けると思います。質疑応答、どのような質問をいただくか分からず怖いですよね。

ただ、誠実に答える姿勢を持っていれば大丈夫です。

いただいた質問に対してわかるものは回答し、分からないことがあればハッタリで答えるのではなく、

「お調べして後ほど回答します」とお伝えし、後日、回答するようにしましょう。

プレゼンについていただいた質問は、全て貴重なフィードバックです。今後の自分のプレゼンに生かしてきましょう。

ここまで、プレゼンの作り方の流れをご紹介しました。プレゼンを控える皆さんのお役に立てていると幸いです。

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