ビジネス・仕事

説明が上手い人になる方法/心理学の視点から解説

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あなたはこんなことを考えたことは
ありませんか?

  • もっとうまく伝えられたらいいのに・・・
  • こんなに説明しているのに
    伝わらないのか・・・

私もそんなことを考えたことがある
1人でした。

また人によっては、
同じことをレクチャーしていても

伝わる人がいる一方で、
伝わらない人がいることにも

苦手意識を持っている方もいるのでは
ないでしょうか。

説明が上手くいかないと、
言っている意図が伝わらず

悔しい思いをした経験や
あらぬ誤解まで受けてしまうことにも
なりかねません。

また、私が学んでいる心理学NLPを通じ
人には人の伝え方があると知ったときには
驚きました。

この記事では、説明が上手い人が意識して
行っていることを解説するとともに、

心理学NLPを使って、
「説明上手になるためには」どうしたら良いか
様々な角度からご紹介いたします。

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1.説明が上手い人のやっていることは?(3つにまとめてみた)

説明が上手い人と聞いて
あなたは何を思い浮かべますか?

話上手な人?
コミュニケーション能力が高い人?

そう思った方もいるでしょう。

この章では、書籍【「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた】から、明日から使えるスキルを3つご紹介いたします。

1-1.「結局何が言いたいの?」と言われなくなる方法

「事実」と「自分の解釈」を分ければスッキリする

  • 説明をする時に、自分では丁寧に伝えたけど
    なんとなく伝わってない気がする
  • 相手の顔が、理解できていないような雰囲気である

このような場合、

  • 『事実』と『解釈』を分けずに説明している

もしくは、

  • 頭に思い浮かんだことを、
    ただ伝えているだけになっている

ことがあるのではないでしょうか。

事実:実際に行った出来事
解釈:自分なりの考え方や理解

例えば、書籍では下記のように説明をしています。

Q 今日の気温は?
【事実】 20度です。
【解釈】けっこう温かいです

Q 契約更新の現状は?
【事実】 未確定です。
【解釈】悪くなさそうです。

引用書籍:「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた

気温の話であれば、20度が暖かいかどうかは条件によって異なりますが、ただ、同じ環境下にいれば、解釈を伝えても理解をしてもらえる可能性があります。

では、契約の話はどうでしょうか?
この場合は質問者の方がどういった意図(目的)をもって質問しているかによって、回答は異なります。

説明が苦手な人は、事実を伝える前に自分の解釈を伝えてしまい、それが、結果として相手の意図(目的)にあっていない場合、不信感を持たれてしまいます。

私自身も、このことを理解せずに説明していた時に『それって何がいいたいのか?』と言われたことがあります。

またビジネスの世界では
【事実】に基づいて判断をされることがあります。

Q 契約更新の現状は?
【解釈】悪くなさそうです。

と伝えた場合に、質問者は、次の手を『事実に基づいて』考えることができなくなってしまいます。

また、解釈だけに頼って判断をしてしまった場合大損害を被るリスクがはらんでいることを理解しましょう。

ただし、質問者が
『あなたの考えを聞かせて欲しい』と言った場合は解釈を伝えるポイントになりますので、注意しましょう。

■ポイント①
説明をする前には
『事実』と『解釈』を分けて混同しないようにするべし。

1-2.説明が長いと思われないための対処法

話が長いと思われてしまうのは、

  • 物理的に話が長い
  • 同じことを何度も繰り返し言っている

といったケースが多いのではないでしょうか。

かくいう私も、説明している時にどんどん話が長くなっていってしまうケースが多々ありました。

長く話していて、相手に伝わっていれば良いのですが、時間だけが過ぎてしまったということもあると思います。

ビジネスの世界ではやるべきことが多く、素早く判断しなければならないケースもあります。

「短く話す」というのはビジネスの世界においては必須条件となります。

相手の時間を考えずに、ただだらだら長く話すのでは相手から、時間を奪っていることにもなりかねません

では、実際に短く話すというとどれくらいなのでしょうか?

書籍では、下記のように説明しています。

「知っていることを全て話さなければならない」という義務感は、ほとんどのケースにおいて不要なので手放しましょう。

そういう場面がないわけではありませんが、その場合は相手から「もっと詳しく話して」「知っていることを全て説明して」と要求されます。

反対に、それ以外のケースは気にしなくていいわけです。

引用書籍:「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた

■ポイント②
相手に合わせて伝えるべき分量を考えて説明するべし

1-3.専門家以外には「中高生でも通じる単語」を使う

説明をするときの相手にもよりますが、全くその知識がない人に説明をする時に、色々と盛り込み過ぎて、結果理解されず、説明が上手くいかないことがあると思います。

そのような場合はどうしたらいいのでしょうか。

日本でも屈指のマーケッターと呼ばれる神田昌典氏は、講演のなかで「人にわかりやすく情報を伝えるコツは、中高生にでもわかるように表現すること」とおっしゃっていました。

では、ここで説明される立場の方にたって考えてみましょう。

説明されることに対して、
全く知識がない場合

  • 業界用語
  • カタカナや横文字

などの説明では、そのことを理解することだけでも、相手に対してストレスを与えてしまうことがあります。

また、本題に入る前に

  • 説明が難しいな
  • この人の話聞きたくないな

というイメージを持たれてしまう可能性があります。

また小難しい説明をしても
相手に説明が伝わらなければ意味がありません。

■ポイント③
相手の理解できるレベルで説明するべし

今回は主に3つをお伝えしましたが
これ以外にも、説明が上手く人のやっているポイントが書かれております。

もっと知りたい方は、書籍を読んでみるのも良いかもしれません。

参考文献:「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた

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2.心理学NLPから見た「説明が上手い人」とは?

1章では、説明が上手く人がやっていることを、今からでも取り入れられる内容をまとめてみました。

しかしながら、説明が上手くなりたいと思って色々な本を読んでみても、なかなか上手くなったという実感がわかず、むしろ説明が分かりづらくなってしまったのではないかと思うこともあります。

それはどうしてなのでしょうか?

この章では、心理学NLPを通して、説明が上手い人になるポイントやアドバイスをお伝えしていきます。

※心理学NLPとは

NLPとは、Neuro Linguistic Programming(神経言語プログラミング)の略称で、別名『脳のと心の取り扱い説明書』とも言れています。

天才セラピスト達をモデリングして開発された心理学であり、言語学であり、心理療法です。

自分自身が長い時間かけて身に着けてきた価値観や思考パターン、考え方など潜在意識を書き換えるのに非常に有効な手法をたくさん持っていると言われています。

2-1.人には得意な情報処理の3つのパターンがある

私たちは日々、五感(視覚、聴覚、触覚、嗅覚、味覚)を通して情報を脳に伝達をしています。

そして、五感で得た情報をもとにして、身の周りの状況を記憶したり、周りの人とコミュニケーションを取ったりしています。

例えば、怒っていない人が「怒ってないよ!」と言った時に違和感を覚えるのは、表情と、言動があっていないからだと言われています。

NLPでは、視覚、聴覚、身体感覚(触覚、嗅覚、味覚)の3つの頭文字を取ってVAKモデル(VAK)といいます。

  1. 視覚(Visual)
  2. 聴覚(Auditory)
  3. 身体感覚(Kinesthetic)

人は上記3つの感覚のうち、どれか得意なものを主に使って情報の処理を行います。

VAK(視覚・聴覚・身体感覚)の使い方の中には、人それぞれ個性があり、タイプが同じ相手には、話が伝わりやすく、タイプが違うと会話が噛み合わないことが起こったりもします。

相手のタイプを見分けるためには色々な方法がありますが、相手とのコミュニケーションでの目の動き方、会話に出てくる言葉、ボディーランゲージから判断することができます。

詳しくは、こちらの記事でも解説をしていますので合わせてご覧ください。

2-2.思考と行動パターンの違いを理解している

人には、思考や行動のクセやパターンがあり
同じように伝えていても違った捉え方をされてしまうことがあります。

例えば、いつも待ち合わせの10分前にくる2人に
その理由を聞くと

・Aさん

「いつも気持ちに、余裕をもって行動していたいから」

・Bさん

「遅刻して、相手に迷惑をかけたくないから」

と同じ内容でもこのように捉え方は、人それぞれということが分かります。

このAさんとBさんの例をよく見てみると

Aさんは余裕をもって行動したい、間に合うように動きたいという「目的」を叶えたい思考があるということが分かり

またBさんは、「遅刻」「迷惑をかけたくない」という問題を回避、排除する思考があると分かります。

そして、同じようなことでも、どういった動機や考えで行っているかは、AさんとBさんでは異なることが分かるでしょう。

また仕事を依頼するときにも
AさんとBさんに対しての声掛けを変えることでスムーズなコミュニケーションを取ることができます。

・Aさん

「この仕事をすることで、○○が達成できるようになるよ」

・Bさん

「この仕事をすることで、○○という問題が解決できるよ」

このように声掛けをするだけでそれぞれの捉え方やモチベーションが変わっていきます。

また、ものごとを説明するときに

  • 大まかな説明で、何を目的に説明されているのか分からない
  • 話が細かすぎて、結局説明されているかが分からない

といったことはないでしょうか?

これは、2つのパターンに分けられます。

大まかな説明で、理解がしやすいという方は
全体像の理解を重視し

細かく説明された方が理解できるという方は
詳細の理解を重視することがあります。

具体的には、全体型の人は、
全体像や、概要が必要となり、短期間では詳細な情報を扱うことも可能です。

詳細型の人は
全体を見るのが苦手で、『正確に、厳密に、多くの詳細な情報を』順番に説明されると理解が深まります。

特に注意しなければいけないことは
全体型は、詳細型に対して『話が長く、的を得てない』と感じやすく詳細型は、全体型に対して『話がおおざっぱすぎて、目的が分からない』と感じることがあります。

■活用例
全体型の人には
『本質的なものは○○で、全体像は○○です』
『大切なことは○○です』

※説明は短く、全体像や概要の説明をすること

詳細型の方には
『厳密にいうと・・・・・で』
『具体的には・・・・』

※筋道やルールを説明することで理解が深まりやすい

と情報を伝えていくと良いでしょう。

更に、ものごとを進めていく過程において

  1. オプション型:選択肢や可能性好むタイプ
  2. プロセス型:正しい手順や過程を好むタイプ

の2種類に分けることができます。

オプション型の方は、
自分の自由に改善を加えながら、今までとは違ったやり方や選択肢があることでやる気がでますが

プロセス型の方は、
今まで通りの方法で、確実に業務やミッションをプロセス通りに行うことが重要だと考えております。

では、どのように説明をすればよいのでしょうか。

①オプション型の場合

  • 『このチャンスを活かしていきましょう!』

  • 『色々な可能性と選択肢を探りながら業務をすすめていきましょう!』

②プロセス型の場合

  • 『はじめに、マニュアルを読んでから
    進めてくださいね』

  • 『正しい方法(手順)はこの通りです』

と伝えると、より相手に分かりやすく伝わることでしょう。

ここまでご紹介してきた手法は、LAB(ラブ)プロファイルというもので、NLP(神経言語プログラミング)の一つのスキルとして開発されました。

12の質問で、相手のモチベーションや興味や関心の対象など、情報をどのように処理する傾向があるか見極めることができ、思考や行動に影響を与える「14のカテゴリーと37のパターン」で構成されています。

このように相手の特性に合わせて言葉を選ぶことにより、より説明が上手く相手に伝わりやすくなりミスコミュニケーションが減ります。

そして、今までお伝えしたことを、意識すると説明上手の上級者になることができるでしょう。

話上手になっていると人生で役に立つのでぜひ身に着けていきましょう。

3.PREP(プレップ)法

最後に、世界的に有名な分かりやすい説明の方法「PREP法」についてご紹介いたします。

PREP法とは、①結論 ②理由 ③具体例 ④結論の、①~④の流れで相手に説明をすることです。

PREP法を使うことにより、相手に分かりやすく、またシンプルに伝えらえることができ、また、型が決まっているので、説明の構成を考えるときに悩むことがありません。

また①で結論を説明するので、説明される相手は一つづつ理解をしながら話を聞くことができ、その結果、話の先をイメージすることできるので、より説得力がでます。

実際に活用する場合は、以下のフォーマットにあてはめてみるといいでしょう。

■活用例
P:Point(結論と要件を伝える)
私は○○を提案いたします。

R:Reason(理由を伝える)
それは、○○だからです。

E:Example(事例や具体例を伝える)
そして、それを行うことにより○○という結果を得ることができます。

P:Point(最後に、もう一度結論を伝える)
以上の点からも分かるように、私は○○を提案いたします。

この方法を使うことで、話を最後まで聞かなくても何について会話がされているかがが分かるので話を、聞き理解しながら、判断をすることができます。

そのため、話が終わってから
「あれ?この会話って何の話ですか?」といったミスコミュニケーションを減らすことができます。

慣れるまでは、
「結論から先に伝える」ということを意識するだけでも、あなたの説明力を飛躍的に上げることができるでしょう。

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4.プロの講師も学ぶ心理学NLP

この記事では、説明が上手い人がやっていることを日常生活で使えるものから、心理学NLPの視点まで、ご紹介いたしました。

説明が上手い人になっておくと、伝わらないというもどかしさから解放され、本来伝えるべき内容を、相手に伝えられることができ、ミスコミュニケーションが減ります。

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