ビジネス・仕事

要領が悪いとは?すぐに実践できる要領をよくする4つの方法も解説

「もしかして自分は要領が
悪いのではないか?」と

不安になることはありませんか。

人ができていることが自分にできていないと、
他の人と比べてしまい劣等感を感じたり、
不安になったりしますよね。

ですが、そんな不安を持っていても
大丈夫です。

この記事では
具体的に要領が悪い人には
どのような特徴があるのか、

また一方で要領が良い人には
どのような特徴があるのかご紹介し、

あなたがどうやったら
要領のいい人になれるのかについても、
ご説明していきます。

ぜひ最後までご覧ください。

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1.要領が悪いとは?

まずは要領が悪いとは、具体的にどのような状態を指すのかご説明していきます。

「要領が悪い」で使われている「要領」には次のような意味があります。

(1)要点
(2)物ごとをうまく処理する方法
※デイリーコンサイス国語辞書より

一般的に要領が悪い人とは、2の意味から、コツをつかむまでに時間がかかったり、作業をするのに人より時間がかかるような人を指します。

要領が悪い人は、プライベートではおっちょこちょいで済むことも多いですが、仕事では「頼りない」ととらえられ、信頼感を得られなかったり、出世するまでに時間がかかってしまう可能性もあります。

また、自分は要領が悪いと意識しすぎると、劣等感を感じて萎縮してしまったり、空回りしてしまって、より要領が悪くなってしまう悪循環に陥ってしまうこともよくあります。

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2.要領が悪い人の4つの特徴

この章では、一般的に要領が悪いと言われる人の特徴を、以下の大きく4つに分けて紹介します。

  • 優先順位をつけるのが苦手
  • 完璧主義
  • 自分のキャパシティがわかっていない
  • 人を頼るのが苦手

2-1.優先順をつけるのが苦手

1つ目の特徴は、優先順位をつけるのが苦手であるということです。

例えば、いくつかの仕事を同時進行で進めていく上で、どれが一番重要か、どれを優先して進めるべきかを判断することがうまくできません。

優先順位をつけるのが苦手なことの弊害は、下記の2つです。

  • 期日に間に合わない
  • 計画を立てるのが苦手

優先順位をつけることが苦手だと、期日までに間に合わせることができなかったり、優先度の高い物を後回しにして、優先度の低いものに多くの時間を使ってしまったりします。

優先度は、期日や重要度によって変わるものなので、素早く判断できるようになれば、取り組むことのできる仕事の質も量も変化していきます。

また優先順位をつけるのが苦手な人は、計画を立てることも苦手な人が多い傾向にあります。

何から取り組めばいいのか判断するのが苦手なため、先を見据えて計画を立てて行動することができず、気が付いた時には既に手遅れになってしまったりします。

もしかしたら、いつも期日ギリギリに焦って取り組むことになってしまったり、結局期日に間に合わなくなってしまったという経験があるかもしれません。

2-2.完璧主義

2つ目の特徴は、完璧主義である傾向が多いことです。

完璧主義だと妥協することができず、一つのことを終わらせるまでに、余分な労力をかけてしまうため、他の人よりも完成までに時間がかかってしまいます。

任されたことを求められた以上のクオリティで完成させるといった面では、完璧主義なことは、とてもよいことです。

しかしその一方で、完璧主義な人は、完璧でないと満足することができないため、求められているクオリティでは満足できず、自分が完璧だと思えるところまでこだわりを持って取り組んでしまう傾向があります。

このこだわりが強いと、求められている以外のところにも力を入れてしまい、他の人が同じ作業をする時よりも時間が多くかかってしまいます。

時間に余裕があれば特に困ることはないのですが、仕事となると就業時間が定められており、その時間の中で対応することが求められますので、1つのことに必要以上の時間をかけてしまうと他のものに手が回らなくなってしまいます。

2-3.自分のキャパシティがわかっていない

3つ目の特徴は、自分のキャパシティがわかっていない点です。

仕事をしていく上で、どこまでが自分で対応できる範囲かを把握できていないと、何でも仕事を受け入れて、身動きの取れない状態に陥ってしまいます。

自分のキャパシティを把握した上で、タスクを進めていくのが難しいと判断することができれば、同僚に頼んだり、早め早めに行動するなど様々な対応ができます。

しかし、要領が悪い人は、先を見通すことも苦手なので、自分のキャパシティ以上のタスクを頼まれても、それが自分のキャパシティを超えていることに気が付くことができません。

そして、一度引き受けたタスクは自分がやらなくてはいけないと思い込んでしまい、気が付いた時には残業しても終わらない量のタスクを背負ってしまったりするのです。

2-4.人を頼るのが苦手

4つ目の特徴は、人を頼るのが苦手だということです。

人を頼ることができないと、全てのタスクを自分一人で行い、仕事を終わらせるまでに時間がかかってしまう傾向があります。

もしかしたら、自分のキャパシティでは同時に進めるのは難しいと感じていても、人に頼るのは何だか悪いような気がして、遠慮してしまう人もいらっしゃるかもしれません。

しかし、仕事はチームで進めている場合がほとんどですので、あなたの仕事が終わっていないということは、他の人にも影響を及ぼす可能性があります。

早い段階で、仕事を頼めないか相談しておくことで、他の人への影響も最小限に抑えることができます。

また、このような状態に陥ってしまう原因として、日ごろからコミュニケーションが上手く行っていない可能性もあります。

社会人として働いていく上で、コミュニケーションは切っても切れない関係にあります。

適切に情報共有ができていないと、あなたがどのような状態なのか、上司や同僚にきちんと伝わっていない可能性もあります。

3.要領が悪いことのメリット・デメリット

第2章では要領が悪い人の特徴を説明してきました。

ここまでの内容では、要領が悪いことは良くないことのように感じてしまうかもしれません。この章では、要領が悪いことによって起こるメリットにも注目して、説明をしていきます。

3-1.メリット

要領が悪い人のメリットは、仕事が丁寧なことが挙げられます。

先ほどふれたように、要領が悪い人は完璧主義な傾向があるので、時間さえあればクオリティの高い物を作り出すことができます。

また一つのことに真摯に取り組み、完璧に仕事を進めようとする真面目さや、

一度仕事を頼まれたら最後まで完成させるという責任感の強さは、仕事をしていく上で評価される部分となります。

不器用で仕事をするのに時間がかかってしまっても、責任感を持って真面目に一生懸命取り組んでいる姿勢や、失敗してもあきらめずに取り組む姿勢は、上司の立場から考えると好ましいものです。

また、要領が悪い人は時間管理が苦手な傾向もあるため、もしかしたら締め切りに間に合わないという経験をする場合もあります。

これは一見デメリットのようにも思えますが、そこから学べることは、決して少なくないため、

そこから学んだことを整理しておくことで、成長に繋げることができます。

ミスや失敗も含めて、たくさんの経験を積んでおくと、いざ自分が出世して後輩や部下を指導する立場になった時にも役立ちます。

例えば、後輩が何かミスをした際に、自分も過去に同じようなミスをした経験があれば、

カバーする方法がわかっているので即座にフォローすることができます。

ミスをしたことにとらわれずに、そこから何が学べるのか、今後にどのように活かすことができるのかを考えてみましょう。

3-2.デメリット

要領の悪い人の最大のデメリットは、先にも述べた通り、仕事を進めるのに時間がかかるという点です。

自分の納得するところまで進めないと満足できなかったり、他の人を頼るのが苦手だったりするため、要領の良い人と比べるとどうしても仕事を進めるのに時間がかかってしまいます。

また要領が悪い人は計画を立てるのが苦手なので、どうしても仕事が滞ってしまったり、一つのことで躓くと、その後立て直すまで時間がかかってしまったりします。

このようなデメリットがありますが、大切なことは客観的に自分の傾向を理解することです。

自分の弱点がどこなのか理解できれば、対策を立てるのは難しいことではありません。

具体的に要領がいい人になるにはどうしたらよいのかは、このあとの第4章の要領のいい人の特徴を踏まえて第5章にてご説明していきます。

4.要領がいい人の特徴4選

ここまで要領が悪い人の特徴や要領が悪い人のメリット・デメリットについてご説明してきました。ここからは要領がいい人の特徴を、大きく分けて4つご紹介していきます。

  • 早い時期から手を付けられる
  • 報告・連絡・相談を徹底している
  • 自分のキャパシティを理解している
  • 必要に応じて人を頼ることができる

どのようなところに、要領が悪い人との違いがあるのかも見てみましょう。

4-1.早い時期から手を付けられる

1つ目の特徴は、優先順位をつけるのが上手く、先を見越して早い時期から仕事に手を付け始めるということです。

優先順位をつけることが得意だと、自分のやらなくてはいけないことを逆算することができるので、時間のかかるタスクにも早くから手をつけることができます。

そして先が見通せているからこそ、時間を無駄にせず、隙間時間なども活用してコツコツ進めていくことができるのです。

そのため着手を先延ばしせず、期限より早く進めることもでき、結果として仕事自体を早く終わらせられるのです。

4-2.報告・連絡・相談を徹底している

2つ目の特徴は、報告・連絡・相談を徹底するということです。

報告・連絡・相談を徹底することで、今行っている作業の完了のイメージを上司と共有することができます。

作業が完了してからの報告だと、自分は完成だと思っても、上司の求めているものとは方向性が違っている可能性もあります。

その場合は、もう一度作業を行う必要があるため、二度手間になってしまいます。

要領のいい人はこの二度手間を防ぐため、作業の途中での中間報告を欠かさないのです。

中間報告をすると聞くと、めんどくさいと感じる人もいるかもしれません。

しかし、こまめに報告を行った方がその後の作業を短縮することができ、結果的に効率がよく、時短にも繋がるのです。

4-3.自分のキャパシティを理解している

3つ目の特徴は、自分のキャパシティを理解しているところです。

要領のいい人は、自分のキャパシティを理解しているので、無理のない計画を立てることができます。

そして、要領のいい人は、先を見通した計画も立てています。

その計画の中で、自分のキャパシティ的に厳しいと感じたら早めに手をつけたり、他の人にあらかじめ仕事を依頼したりして、臨機応変に対応することができるのです。

自分のキャパシティでは対応できないと感じたら、無理に自分ですべてを背負いこむのではなく、

どのように対応すればよいか周りの上司や同僚と一緒に考えながら仕事を進めましょう。

また、自分のキャパシティを理解できるようになると、自然と周りの状況にも目が行くようになります。

自分が助けて貰ったら、相手が困った時にも助けてあげたいと思いますよね。

持ちつ持たれつ、臨機応変に対応しながら仕事を進めていくことができるようになれば、部署全体ひいては会社全体の効率化や利益を上げていくことにもつながるのです。

4-4.必要に応じて人を頼ることができる

4つ目の特徴は、必要に応じて人を頼ることができる点です。

自分のキャパシティを理解することもできているので、スケジュールの調節だけでは対応できなさそうだと判断したら、早い段階で人を頼ることができます。

そして日頃から報告・連絡・相談も徹底しているため、上司や同僚と十分なコミュニケーションがとれています。

そのため、いざ仕事を任せることになった際にも、スムーズに引き継ぐことができます。

報告・連絡・相談を徹底することは、確認の手間を減らすだけでなく、いざというときの引継ぎの手間を減らすこともできるのです。

人を頼ることは決して悪いことではありません。

むしろ、大問題になるまでひとりで抱えているほうが、周りの人に迷惑を掛けてしまう可能性があります。

自分のキャパシティを正しく理解して、無理だと感じる場合には、積極的に周りの力を借りてみましょう。

5.要領をよくするためにすぐできる4つのポイント

この章では、要領をよくするために、明日から実践できるような簡単なポイントを4つ紹介していきます。

  • 優先順位をつける癖をつける
  • 自分の苦手と得意を理解する
  • 自分のキャパシティを知る
  • 積極的なコミュニケーションを心がける

自分ならどのようなことからスタートしてみるか、考えながら読んでみてください。

5-1.優先順位つける癖をつける

まず1つ目のポイントは、物事に優先順位をつける癖をつけていくことです。

何事も取り組む前に、期日や重要度によって優先順位をつけていくようにすると、

自然と優先順位をつける判断基準が身につき、意識しなくても優先順位をつけることができるようになります。

優先順位をつける一番簡単な方法は、期日の早いものから優先して取り組んでいくことです。

しかし、期日だけを判断基準にしていると、期日には余裕があっても実施するのに時間がかかるタスクなどは、後回しになってしまいます。

期日だけでなく重要度にも合わせて判断をしていく必要があります。

では、どうやって重要度を判断すればよいのでしょうか。

ここでは一つの例として、マトリックスを用いて優先順位をつける方法をご紹介します。

上の図にあるようなマトリックスを作成して、自分の行うべきタスクが①~④のどこに入るのか考えてみましょう。

もっとも優先すべきタスクは、①の重要度も緊急度も高いタスクです。これは必ず行わなければなりません。

逆にもっとも優先すべきではないタスクが、④の重要度も緊急度も低いタスクです。

ここまでは一目見て優先度が把握できますが、難しいのは②と③の進め方です。

②は重要度が高くても緊急性が低いので後回しにしがちなタスクですが、実は、成果やスキルアップなどに繋がる可能性が高いタスクです。

②のタスクはなるべく早くから手をつけておきたいものです。

一方で③は、緊急度が高いため一見優先度が高く見えて、時間を割いてしまう部分ですが、実は重要度は高くないため、なるべく時間をかけずに、効率的に進めていく必要があるタスクです。

このようなマトリックスも効果的に活用して、どのタスクを効率化して、どのタスクに時間をかけるべきか考えてみましょう。

参考:完訳 7つの習慣 人格主義の回復 | スティーブン・R.コヴィー, フランクリン・コヴィー・ジャパン |本 | 通販 | Amazon

5-2.自分の苦手と得意を理解する

2つ目のポイントは、自分の得意と苦手を理解するということです。

どのような人でも、得意なものと苦手なものは存在しています。

自分の得意なものと苦手なものを正しく理解できるようになると、得意なものを生かしてもっと早く正確にできるように工夫をしたり、

苦手なものは早いタイミングで手を付けたりと、メリハリをつけて仕事に取り組むことができるようになります。

メリハリをつけて取り組むために重要なことは、次の2つです。

  • 得意なものは、質とスピードどちらも意識する
  • 苦手なものに必要以上に時間をかけるのはNG

得意なものに関しては、その得意をもっと伸ばせるように、スピードと質の両方に意識を向けるようにしましょう。

苦手なものに関しては、時間をかければかけるだけ、暗礁に乗り上げてしまうこともあるため、早い段階で同僚や上司など、その業務が上手い人や早い人に相談して、早く進めていくための情報を集めてみましょう。

苦手を克服して得意にできたら理想ですが、実際はそう上手くいくことばかりではありません。

自分の苦手なものと、どうやって上手く付き合っていくか見極めることがとても大切です。

自分1人の力で苦手をカバーしようと思っても、中々上手くいかないことが多いので、積極的に周りに相談してみるようにしましょう。

5-3.自分のキャパシティを知る

3つ目のポイントは、自分のキャパシティを理解するということです。

そして、自分のキャパシティを理解するためにするためには、自分の実力を正しく理解することが必要です。

自分の実力を理解する簡単な方法の1つに、まずは1日の計画を立て、それぞれのタスクにどれくらいの時間がかかったのか記録してみることが挙げられます。

計画と実績を記録してみると、自分がどれくらいの速度で仕事を終わらせられるのかが分かるようになり、無理のない計画を立てることもできるようになります。

そして、集中して取り組むためには、細切れでなくまとまった時間を用意することも重要です。

1時間のタスクを1日10分ずつ進めても、おそらく6日目には終わりません。

なぜなら毎回そのタスクを始める際に、進捗の確認や振り返りなどから始まるので、必要以上に時間を要してしまうのです。

正しく自分の実力を理解して、無理のない計画を立てられるようになりましょう。

5-4.積極的なコミュニケーションを心がける

4つ目のポイントは、細かく積極的なコミュニケーションをとるということです。

細かくコミュニケーションを取るようにすると、何か困ったことがあったときでも、直ぐに相談できるようになります。

また上司に限らず、同僚とも積極的にコミュニケーションを取ることで、仕事を円滑に進めることができるようになります。

もしかしたら、上司や同僚と必要以上に話したり、会社の飲み会などに参加するのは、面倒と感じる人もいらっしゃるかもしれません。

このように感じる人は、まずは何かしてもらった時に、感謝を伝えることを徹底しましょう。

感謝を伝えられて嫌な気持ちになる人はいません。

ランチを奢ってもらったり、仕事を手伝ってもらったりした時には、積極的に感謝を伝えるようにしましょう。

この時のポイントは、相手から「もういいよ」と言っていただけるまで、感謝を伝えることです。

こうすることで気持ちが十分に伝わり、お互いに気持ちよく仕事をすることができます。

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6.要領が悪いことの捉え方を変える

要領が悪いことについて、ここまで特徴やメリット・デメリットなどを踏まえて、お伝えしてきました。

しかし筆者は、要領が悪いからといって劣等感を感じる必要はないと考えています。

要領が悪くても、一生懸命仕事をしている人は、周りから好感を持たれるものだからです。

要領が悪い人は要領の良い人に比べて、評価されるまでに時間がかかるかもしれませんが、時間がかかる分たくさんの経験を得ることもできます。

たくさん失敗したとしても、失敗から得られる経験は一生ものです。

失敗から得た経験は、例えば転職したり、起業したりして大きく環境が変わったとしても、きっと活かせるはずです。

「要領が悪い・・・」「また失敗してしまった・・・」と落ち込むのではなく、「今回の経験から学んだことは何か」「今後に活かせる経験はあるか」という視点をもって、前向きに仕事を進めていきましょう。

そしてもしも、今より要領を良くしたいとお考えでしたら、心理学を学んでみることも一つの方法です。

なぜかと言うと、脳や心のメカニズムを知って、上手に使えるようになると、要領をよくすることにも繋がるからです。

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