ビジネス・仕事

タスク管理が上手い人のコツ5つと失敗する原因5つを解説

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タスク管理は、ビジネスや仕事で欠かせない、
基本的なスキルの一つです。

タスク管理ができる人は、
しっかりしている人、
仕事ができる人と評価されます。

一方で、タスク管理ができていない人は、

自己管理ができない人、
仕事ができない人と思われ、

周囲からの信頼を失いかねません。

そして、タスク管理が上手な人は、
仕事もプライベートも
充実している場合が多いですが、

タスク管理が苦手な人は、連日残業して、
ヘトヘトになるまで頑張っているのに、

評価してもらえない、という状態に
陥っていることもよくあります。

タスク管理は、一見地味ですが、
仕事の評価や人生の満足度にも影響する、
重要なスキルなのです。

この記事では、
タスク管理の基本的なステップと、
タスク管理が上手な人のコツ、

さらに、タスク管理が
うまくいかない原因も解説していきます。

ぜひマスターして、
理想の仕事、人生を手に入れましょう。

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1.タスク管理とは?

タスク(task)を直訳すると、
仕事や作業、業務といった意味です。

「義務として課される労働の量」や、
「義務」「税」という意味の言葉が語源で、

そこから、「やるべき仕事、業務」という意味で、
ビジネスシーンで使われています。

また、コンピューター用語として、

「コンピューターが処理する仕事の最小単位」という意味もあります。

タスク管理とは、
最小単位まで細分化した作業・業務を、
期日や優先度、重要度に基づいて
実行順を明確にして管理すること、と言えます。

似た言葉として、
「プロジェクト管理」という言葉も聞いたことがあると思います。

タスクは、個人(自分)が進める業務ですので
管理者も管理する対象も、自分一人です。

一方プロジェクトは、
部署やチームで遂行するもので、
タスクの集まりとも言えるもの。

プロジェクト管理は、主にプロジェクトリーダーや
マネージャー、役職者が担い、

部署やチームメンバーそれぞれの
タスクや進捗状況を管理する、という違いがあります。

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2.タスク管理のメリット

タスク管理には、主に次のようなメリットがあります。

  • 1:やるべきことが明確になる
  • 2:期日を守れる
  • 3:ヌケモレなどのミスを防ぐ
  • 4:頭の中をすっきりさせられる
  • 5:周囲からの信頼を得られる

1~3は、タスク管理の
主な目的と言っても良いかもしれません。

期日や重要度に基づいて
整理し、スケジューリングすることで、
「次に何をやるか」と悩む時間を減らしたり、

期日に遅れてしまう、業務を忘れてしまうと言った
リスクを減らすことができます。

4、5については、直接的ではありませんが、
意外とあなどれないメリットです。

まず4について、
脳は、何かを覚えておくだけでも、
相当なエネルギーを消費します。

頭でタスクを管理していると、
脳はそれだけで疲れ切ってしまうのです。

ですから、頭の中から取り出して、
何らかのツール・方法で管理することで
脳を効果的に使えるようになります。

そして5については、当たり前かもしれませんが
タスク管理ができる人は、信頼されます。

当たり前のことを、当たり前にできるというのも、
一つの強みになるのです。

逆に、自分の仕事を管理できない人には、
それ以上の仕事を任せる事はできないと、判断されてしまいます。

そうなると大きな仕事を担当したり、
役職に就くチャンス自体も、回って来なくなってしまいます。

3.タスク管理 基本の5ステップ

タスク管理には、
様々な手法やツールがありますが、
まずは基本となる5つのステップをご紹介します。

ステップ1

とにかく書き出す

頭の中にある、やるべきことや
やりたいこと、問題、課題などを紙に書き出します。

すでに、手帳や付箋など
別のところに書き出したタスクも一箇所に集めます。

このとき、抽象的なものや、
将来的にやりたいことなどが混ざっていても構いません。

とにかく、頭の中から出し切ることが重要です。

ステップ2

こまかく、具体的に分解する

書き出した内容のうち、
抽象的だったり、漠然としたものは、

「これは何か?」と自問しながら、
目的やゴールと、その達成のためにやるべきことを
はっきりさせていきます。

また、書き出したタスクについて
次にやるべき行動が明確になるまで、内容を分解していきます。

例えば、「プレゼンの準備をする」というタスクの中には、

  • プレゼンのテーマを決める
  • プレゼンの構成を決める
  • プレゼンの資料を作る
  • 会場を押さえる
  • 発表の練習をする など

細かなタスクが含まれています。

書き出されたものを見て、
実際に行動できるレベルにまで分解していきます。

ステップ3

管理・実行するタスクを絞り込む

1・2で書き出した内容について、
2分以内に終わるものは、その場で完了させるようにします。

また、他の人にお願いできそうな内容は、
依頼するようにします。

こうすることで、自分が本当にやるべきタスクに
絞り込むことができます。

ステップ4

実行する順番を決める(スケジューリング)

期日や日時が明確なものは、先にカレンダーに落とし込みます。

各タスクについて必要な時間を見積もり、
期日や優先度・重要度に応じてスケジューリングをしていきます。

長期的な仕事の場合は、仕事自体の期日に加え、
タスクごとの期日も明確にします。

ステップ5

実行する

スケジューリングされたタスクをもとに
実際に、実行していきます。

基本的には、スケジューリングされた
順番に従いますが、

時間があいたり、
イレギュラーなタスクが舞い込んできたときなど、
どれを実行するか迷った時には、

自分が使える時間と、気力・体力なども
参考にして選択するようにします。

気力・体力がないときには、
メール確認や、資料の整理といった、
エネルギーを使わないタスクを終わらせてしまうようにします。

4.タスク管理が上手い人 5つのコツ

タスク管理が上手い人は、
基本のステップに、次のような視点・仕組みを加えて

自分にとってわかりやすく、
実行しやすいように工夫しています。

複数のリストを活用する

オープンリストとクローズリストの2種類を
用いることが多いです。

オープンリストとは、
すべてのタスクを記載した一覧のこと。

オープンリストは、タスクを一元化し、
全体を俯瞰することが目的のため、

個々のタスクの期日や優先度が
分かりにくく、見落としも発生しやすいです。

そこで2種類目のクローズリストも活用します。

クローズリストは、その日1日の
ToDoリストのようなイメージで、

基本的にこのリストには、タスクは追加されません。

オープンリストからタスクを抽出し、
クローズリストにして、
1つずつ実行し、完了させる、
というのがタスクを完了させる基本の流れです。

差し込みで依頼されたものは、
基本的には期日を確認して、

オープンリストに加え、翌日以降で
スケジューリングするようにします。

絶対に、その日中に完了させる必要がある際は、
イレギュラーとして、ToDoリストに追加します。

分類する視点を増やす

基本的には期日で分類することが多いですが、

特定の場所や時間帯にしか、
処理できない種類のタスクもあります。

「場所」「時間帯」といった
「期日」だけではない視点をもつことで、

優先度やスケジューリングの
判断がしやすくなります。

他にも、上司や担当者がいないと
できないことである「人」の視点や、

PCでないとできないこと、
スマホでもできること、といった「ツール」の視点もあります。

緊急でないタスクの時間を確保する

タスクはどうしても
緊急度が高いものが優先されてしまいます。

そうなると、自分がやりたいことなど、
緊急度が低いものは、ついつい後回しになって、
結局進まない、ということが起こりがちです。

こうしたタスクも、細分化して
1日1つだけでも進められるように、
スケジュールの中に組み込むことで、
着実に進めていくことができます。

ゆとりを作っておく

突発的な仕事や、緊急度の高い
割り込みタスクは、必ず発生するものです。

ですから、1日のToDoリストを作成する際には、
詰め込みすぎず、予めゆとりを作っておくようにします。

そうすることで、急な予定が入っても、
予定していたタスクをしっかりと完了することができます。

しっかりと振り返る

1日の終わりや1週間の終わりに、
タスクの進捗状況や、タスクの状態を確認するようにします。

例えば毎日の振り返りでは、

終わらなかったタスクや、
新たに発生したタスクについて、

いつ実施するのかを、スケジューリングするようにします。

1週間ので振り返りでは、
3章の基本ステップの1・2もあわせて行うようにします。

そうすることで、改めて頭をスッキリさせたり、
やるべきことを明確にすることができますし、

状況の変化にも対応しながら、
着実にタスクを進めることができます。

5.タスク管理がうまくいかない5つの原因

タスク管理を一度で完璧に
できる方は、なかなかいらっしゃいません。

私も、これまで何度もうまくいかず、
途中で諦めてしまった経験があります。

なぜ、タスク管理がうまくいかないのでしょうか?
その原因は、主に次の5つがあります。

やるべきことが具体的になっていない

行動レベルに分解されていないタスクは、

何から手をつけてよいか分からず、
結局1つも進められない、ということに繋がります。

また、タスクが抽象的だと
結果やゴールが曖昧になり、

とてつもなく壮大な仕事のように思えたり、

どこまでが自分のやるべきことなのか、
わからなくなってしまいます。

3-2でご紹介した通り、
ひと目見て、行動できるレベルにまで、
細かく分解しておくことが重要です。

マルチタスクになっている

タスクを実行している間は、
基本的にはそのタスクのみに集中するようにします。

人の脳は、マルチタスクが
できないようになっています。

仕事が早く、次々とこなす人は
一見、マルチタスクをしているように思えますが、

実は、集中してシングルタスクを
着々と進めているだけなのです。

1つ1つ集中して進めるからこそ結果として、
同じ時間で2つ、3つとタスクを完了できているのです。

予定とタスクが混ざっている

ToDoリストなどを用いず、
カレンダーだけでタスク管理を
しようと思ったときに陥りがちです。

会議の前の時間で、会議の準備をする、
といったスケジューリングだけでは、

必要なタスクが明確ではなく、
進めてみたら意外とやることが出てきて、
結果的に終わらなかったりします。

タスクの実行時間の確保を目的として、
カレンダーに落とし込むのはありですが、

予定・スケジューリングとタスクは、
別物として管理する必要があります。

時間の見積もりが甘い

想定していたよりも、
時間がかかってしまい終わらなかった、
という経験は誰しも一度はあるはずです。

これを解決するには、
まず、自分がタスクを完了させるのに
必要な時間を把握する必要があります。

手間かもしれませんが、
時間を把握できるまでは、

自分が想定する見込み時間と、
実際のタスクの開始時刻と終了時刻の
記録をつけるようにします。

自分の見積もっていた時間との差を
明らかにしていくと、時間を見積もる精度が上がっていきます。

決めたタスクを実行しない

当たり前のことですが、
やることとしてリスト化したものは
かならずその日に実行します。

このタスクは、今、本当にやるべきか?
今はこっちのタスクのほうが重要ではないか?

こうしたことをその都度考えているのでは、
タスク管理をしている意味がありません。

事前に決めたこと、その日やると決めたことは、
迷わず淡々と実行していくことが重要です。

6.おすすめのタスク管理ツール

ここでは、私が実際に使ってみて、
使いやすいと感じたタスク管理ツールをご紹介します。

自分に合うツールを使うことが重要ですので、
ここでご紹介したものに限らず、試してみてください。

Todoist

世界で3,000万人以上が利用しているツールです。

見た目も使い勝手も、非常にシンプルで、
特に、個人のタスク管理に向いています。

リスト形式に特化していて、
オープンリストとクローズリストを行き来しやすいです。

公式サイト

https://todoist.com/ja/home

Asana

世界190ヵ国、100万以上のチームが使うツール。

無料プランでも
リスト・ボード(カンバン)・カレンダー形式を使うことができ、

好みや内容に応じて使い分けることができます。

GoogleやMicrosoftを始めとする
各種アプリ・ツールとの連携も豊富です。

公式サイト

https://asana.com/ja

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7.仕事ができる人になるために

タスク管理が上手な人は、信頼され、
仕事ができる方と評価されやすいです。

ですが、タスク管理が得意なだけでは、
それ以上の評価を得ることが難しいのも事実です。

本当に仕事ができ、評価される人は、
誰もが認めるような高い結果を常に出していて、
次のような能力が高い方が多いです。

  • 目標達成、問題解決の能力
  • 交渉や説得など人を動かす力
  • 周囲の協力を引き出す力
  • 感情のコントロール
  • 部下育成、マネジメント能力

タスク管理に加えて、これらの能力を磨くことで、
仕事ができる人という評価を得られるようになり、

昇進や転職、収入アップなど、仕事や人生を
より、有利に進められるようになります。

当メディアサイトLife&Mind⁺を運営している
NLP-JAPAN ラーニング・センターは、

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参考

  • 佐々木 正悟『なぜか仕事が早く終わらない人のための 図解 超タスク管理術』あさ出版
  • 岡野純『マンガでわかる!幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門』
  • nomico『GTDを習慣化してシンプルなタスク管理を実現する!』金風舎
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