仕事術を身につけて、より生産性を上げなければならない。そんな状況に置かれている方も多いことでしょう。
仕事のやりがいや給与で人がついてくる時代が終わり、仕事だけではない、人生全般が良好になり、さらに社会に貢献するような、息切れしない持続可能な仕事が望まれている。
そして、環境も社員の価値観も目まぐるしく変化するこの状況で、業績拡大、顧客満足、社員満足の向上と伸びている企業は数多くあります。一日は２４時間と限りある中、仕事の生産性を上げなければ、社員が求める環境を用意できませんね。
この時代を乗り切るために、Apple、Amazon、Google、そして日本が誇るトヨタに学ぶ生産性を高める仕事の取り組み方、仕事術についてご紹介します。
またスティーブ・ジョブズ、イーロン・マスクといった世界を変え、さらに未来を創ろうとするリーダーたちの要素も含め、生産性を高めるためには、どのような視点をもち、どのような考え方で仕事に取り組むのか。
さらに、これらのポイントを学ぶと同時に、業種や職種が異なっても、あなた自身の仕事に落とし込めるように、計15個の「質問」をご用意しました。
あなたがどんな仕事であれ、モデルとなる企業、またリーダーのノウハウを自分の仕事に置き換えることによって、業績を上げ、効率を上げ、生産性を高める一助になることでしょう。
まずはApple社に学ぶ「プロと組む力」からご紹介していきます。
目次
１．Appleに学ぶプロと組む力
１-１．プロと組む力
生産性をあげ、素晴らしい仕事をしたいと思うなら、あなたより優秀な人たちと仕事をすることです。
スティーブ・ジョブズの仕事術と言っても過言ではないApple社からは、プロと組む力が学べます。
例としては、Appleのもう一人の創業者に学べます。その名はスティーブ・ウォズニアック。
プログラマーとしての彼の才能はジョブズも崇拝するほどのものでした。
つまり自分よりできるという人間と組んでいきました。
また経営に関しては、当時ペプシコーラ社長のジョン・スカリーを経営のプロとして引き抜きます。
「このまま一生砂糖水を売りつづけたいか、 それとも世界を変えたいか。」というセリフは有名で、優秀な人材、実力あるプロたちと組みながら、まさに世界を変える企業になっていきます。
このように卓越した価値を世に出すためには、プロたちとの仕事が必須であり、必要であれば、業界や国を超えて、ビジネスのパートナーとして取り入れていく視点を持っていました。
その一つとしてご紹介できるのが、Apple社の取引先です。Apple製品をつくるために実は日本企業では、京セラや帝国インクを含む865社から部品を調達していました。
※参考サイト「産経ニュース」
１-２．今だけでなく、歴史も実証するプロと組む力。
これは今の企業だけでなく、時代を遡れば、鉄鋼王と呼ばれたアンドリュー・カーネギーもその一人です。
鉄や物流、そして経理といった仕事に関しては、自分の知識を生かすのではなく、自分より能力がある人材を採用し、巨大帝国を築き上げました。
また、自動車の大量生産を実現したフォード社創業者ヘンリー・フォードは、スピーチが苦手だったため、スピーチ原稿を作成する人材を採用しました。
Apple社だけでなく、のちに登場するGoogleの人事採用も同様、自分より能力が高い人を採用する視点は、あなたの仕事の生産性を上げる大切なファクターとなるでしょう。
【生産性を高める仕事術 質問】
- あなたの周りに自分より実力を持った人がいるか
- 卓説した商品やサービスを提供するために社内外、国内国外問わず、仕事のステージをあげる人がいるとしたら、それは誰か
- もし、その人と一緒に仕事ができるとしたら、それは誰か。誰のように仕事ができるようになりたいか
２．Amazonに学ぶ会議の仕事術
仕事にかかわるなら、会議は必要不可欠です。
情報を伝達する「連絡」を目的とした会議、新たなアイデアを生み出す「ブレスト」のような会議。またこれからの方針や戦略などを決めていく「決定」を目的とした会議と、その種類はさまざまです。
これらの会議のムダをなくし、より生産性を高めるためのモデルとして、ご紹介するのはAmazon。
ビジネスモデルに革命を起こしたAmazonに学ぶ会議のポイントをお伝えします。
２-１．沈黙から始まる会議
Amazonの管理職会議では、プレゼンをする人が、「ナラティブ」と呼ばれるレポートを作成し、それを会議の参加者が読むことからスタートします。
このナラティブと呼ばれるレポートは、
テーマの背景や課題、また参加者に対する問いやアプローチなどを盛り込んだ内容で、「数値」を取り入れ、物事をロジカルに理解できるようにしたもの。
A4で4～6枚。フォントサイズは10.5ポイントに決まっている資料です。
60分の会議であれば、会議がはじまり、30分間そのレポートを読み、余白に課題や問題などメモをとり、参加者が理解できない部分を質問攻めでクリアにしていくスタイルで進行という流れです。
会議の高い集中力を維持するために、プレゼンターは集中したレポートの作成が必要となります。
これはジェフ・ベゾスCEOの方針ではナラティブ第一主義をとっており、パワポはあくまでもプレゼンテーションであり、議論やプランニングの道具ではないと主張し、プレゼンターや会議の参加者が集中して議題に取り組むことを目的としたものです。
２-２．会議は小規模にとどめる。目安はピザ2枚。
先にご紹介したApple、またのちに登場するGoogleでも採用されていますが。Amazonの会議も少人数で行います。
大前提として、会議の目的は何か、誰が会議の出席者に必要か、こういったことを考え、会議に呼ぶべき人数の目安は、「2枚のピザで全員がお腹いっぱいになるくらいの人数」と大まかにとらえています。
２-３．会議室に空席を1席用意する
Amazonの会議の場には、顧客を意味する空席を必ず用意して、顧客の意向を最優先に議論し決断を下すことを意識づけしています。
何のための会議か、誰のための会議か。
会議に集中することは悪いことではありませんが、気づくと誰のための、何のための会議か、そこから逸脱して、派閥争いや自己評価のアピールに意識が向いてしまうときがあります。
生産性の低い会議は、会議の目的からそれていきがちです。
議論の論点にフォーカスを当て、会議の質を挙げていくために、すぐにでも私たちが実践できるものの一つです。
【生産性を高める仕事術 質問】
- 今行っている会議のあり方、進め方を常に見直しているか
- やめてもいい会議は何か。あなたが出席しなくてもいい会議は何か
- 作成に時間がかかる排除していい会議資料は何か
- 会議の目的は明確か、本当に必要なメンバーか、誰のための会議か、理解しているか
ただの理解ではなく、徹底的に理解しているか
３．Googleに学ぶ生産性を高めるユニークなKPIと3大スキル
KPIは、Key Performance Indicatorの略称で、日本語では「重要業績評価指標」と言われます。
特に営業やマーケティングの分野でよく取り上げられる概念ですが、要は、「生産性を高めるカギとなる指標」のことです。
そこでモデルとしてご紹介するのが世界を魅了する企業、Google社。
３-１．マインドフルネス
生産性を高める仕事術に関してはここ数年、Gmailをはじめとした自社のソフト活用はもちろん、25分間集中して５分休憩をとる「積極的休憩・休養」など、数多く取り上げられています。
ストレス耐性やクリエイティブな発想、また集中力を高めるための「マインドフルネス」がその代表で、今や日本企業でも数多く取り上げられています。
やり方に決まりがあるわけではありませんが、ストレスを対象にしたマインドフルネスには以下のようなやり方があります。
マインドフルネスストレス低減法
最初は１０分〜１５分を目安に行います。
（１）背筋を伸ばして、両肩を結ぶ線がまっすぐになるように座り、目を閉じる
脚を組んでも、正座でも、椅子に座っても良いです。「背筋が伸びてその他の体の力は抜けている」楽な姿勢を見つけて下さい。
（２）呼吸をあるがままに感じる
呼吸をコントロールしないで、身体がそうしたいようにさせます。
そして呼吸に伴ってお腹や胸がふくらんだり縮んだりする感覚に注意を向け、その感覚の変化を気づきが追いかけていくようにします。
例えば、お腹や胸に感じる感覚が変化する様子を、心の中で、「ふくらみ、ふくらみ、縮み、縮み」などと実況すると感じやすくなります。
（３）わいてくる雑念や感情にとらわれない
単純な作業なので、「仕事のメールしなくちゃ」「ゴミ捨て忘れちゃった」など雑念が浮かんできます。そうしたら「雑念、雑念」と心の中でつぶやき、考えを切り上げ、「戻ります」と唱えて、呼吸に注意を戻します。
「あいつには負けたくない」など考えてしまっている場合には、感情が動き始めています。「怒り、怒り」などと心の中でつぶやき、「戻ります」と唱えて、呼吸に注意を戻します。
（４）身体全体で呼吸するようにする
次に、注意のフォーカスを広げて、「今の瞬間」の現実を幅広く捉えるようにしていきます。
最初は、身体全体で呼吸をするように、吸った息が手足の先まで流れ込んでいくように、吐く息が身体の隅々から流れ出ていくように感じながら、「ふくらみ、ふくらみ、縮み、縮み」と実況を続けていきます。
（５）身体の外にまで注意のフォーカスを広げていく
さらに、自分の周りの空間の隅々に気を配り、そこで気づくことのできる現実の全てを見守るようにしていきます。
自分を取り巻く部屋の空気の動き、温度、広さなどを感じ、さらに外側の空間にも（部屋の外の音などに対しても）気を配っていきます。それと同時に「ふくらみ、ふくらみ、縮み、縮み」と実況は続けますが、そちらに向ける注意は弱くなり、何か雑念が出てきたことに気づいても、その辺りに漂わせておくようにして（「戻ります」とはせずに）、消えていくのを見届けます。
（６）瞑想を終了する
まぶたの裏に注意を向け、そっと目を開けていきます。
伸びをしたり、身体をさすったりして、普段の自分に戻ります。
うつ病などの治療を受けている方は、自分の判断で始めず医師に相談してください。
引用：NHKスペシャル シリーズ キラーストレスHPより
http://www.nhk.or.jp/special/stress/02.html
３-２．GoogleのユニークなKPIは血糖値
では、その世界的企業Googleでは、どのようなKPIを設けているかというと、
それは社員一人一人の健康状態を示す、「血糖値」です。
圧倒的なサービスを追求するGoogleでは、生産性を挙げる優秀な社員の共通点を貪欲に深堀すると、そのヒントをNASA（アメリカ航空宇宙局）に見つけます。
それが健康状態の指標-血糖値です。
サステイナブルと呼ぶ、長く確かな経営の観点からすると、どんなに優秀な人材でも、不健康だとうまくいきません。
錆びた包丁では物は切れません。錆びたままでは、労力がかかるだけでなく、素材そのものを痛めます。
これは仕事も同様で、会議やプレゼン、セールスや交渉と、成果を生み出すビジネススキルを知っていても、それを実践するあなた自身が錆びていたら、やればやるほどうまくいきません。
社員一人一人の健康状態に着目したGoogleは、この血糖値に焦点をあて、社員の健康管理に努めいています。
３-３．Googleの3大スキルはMove、Sleep、Cook
社員の健康管理を促進するために「ウエルネスセンター」を設けているGoogleでは、生産性を高める3大スキルとして以下の3つを提唱します。
それが、Move、Sleep、Cookの3つ、
つまり、運動、睡眠、料理（食事）の3つです。
食事ではなく、料理という点がユニークで、これは料理のプロセスにおいて油の使われ方や栄養のバランスを自ら気づくという効果があり、リラックスして集中して取り組むので、ちょっとしたマインドフルネス効果も狙いの一つです。
昨今のビジネス書のコーナーには、睡眠、食事法、筋トレなど、昔では考えられなかったほど、健康へのアプローチで仕事の生産性を高めることに関心がある時代はなく、
こういった時代の流れも世界を魅了するGoogleがリーダーになっているといってもいいでしょう。
【生産性を高める仕事術 質問】
- マインドフルネスをはじめとした積極的休養で、自分の集中力やクリアな思考を維持しているか
- あなたの仕事のスキルでさび付いているものは何か、磨く必要がある、開発し、伸ばしていく必要性があるビジネススキルは何か
- 運動、睡眠、食事、休養の分野で、すぐにでも取り組めるものは何か
参考図書
- シリコンバレー式 自分を変える最強の食事
- スタンフォード式 最高の睡眠
- 雑誌 Tarzan (ターザン)
- サーチ・インサイド・ユアセルフ――仕事と人生を飛躍させるGoogleのマインドフルネス実践法
４．トヨタに学ぶ「7つのムダ」で生産性を上げる
カイゼンという日本語が、世界の生産性を高めるコンセプトになった、日本が誇る世界的企業トヨタからは、ムダを排除するムダとりが学べます。
付加価値を生まないトヨタ生産方式の7つのムダ項目を理解することによって、効果的な時間活用やコスト活用で、利益を生み出すことを可能にします。
7つのムダとは、一部ではその頭文字をとって「かざふてつどう」とも呼ばれています。その7つの以下の項目です。
ざ：在庫
ふ：不良手直し
て：手待ち
つ：作りすぎ
ど：動作
う：運搬
あなたの仕事が製造業でなくても、各項目がどうのように活かせるか、また落とし込めるのか、そのヒントにしてください。
４-１．加工そのもののムダ
加工のムダとは、必要以上の仕上げ作業や、不要な検査等のことです。
これは製品をつくる工場現場の仕事でなくても、この視点はあなたの仕事のヒントになると思います。
会議のところでもお伝えした、プレゼン時の過剰なパワポ資料の作成などがそうです。大切なことは、基準を設定することです。どこまでが必要で不要か、シンプルに設定してください。
４-２．在庫のムダ
材料、部品、仕掛品、完成品の数が、適切かどうかです。
在庫スペースのムダによるコスト影響が出てくる項目になります。
このことをあなたの仕事に落とし込んだとき、どんなことが浮かび上がるでしょうか。
コーチング現場で、こういった落とし込みをするとき、製造現場ではないクライアントからは、過剰な書類や資料、また本や文房具といったことがあがります。
あなたもぜひ、照らし合わせて、落とし込んでください。
４-３．不良をつくるムダ
修理にかかるコストや時間、また廃棄などのムダのことです。
この考え方は、製品だけでなく、何度も繰り返される同じミスといった業務全般に当てはめることができます。
時間に追われていると表面的なその場しのぎで対応してしまう場合がありますが、結局同じことが生じる場合は、その仕事を深堀していく必要があります。
ミスが起きたときは、改善の機会とみることができたら、より生産性は高まっていくと思います。
ぜひ、同じように起こるミスを見つけて、深堀し、生産性を高める機会にしてください。
４-４．手待ちのムダ
これは必要な仕事に取り組めず、作業をすることが無く、名前のとおり手が待ち状態になることです
この場合、各業務のプロセスや工程の見直しが必要で、数値化、または可視化することによってこれらのムダを排除することが可能になります。
ここで問いです。この「手待ちのムダ」について、あなたの仕事に落とし込めるヒントがあるとしたら、それは何でしょうか。
工場ラインの手持ちのムダとは異なるかもしれませんが、筆者の場合、5分空いたらやること、10分空いたらやることの可視化でした。つまりリスト化です。
専門情報サイトにアクセスする、ストレッチやマインドフルネスに取り組む、書類の整理をする、などでした。
あなたの仕事の生産性を高めるヒントにしてください。
４-５．作り過ぎのムダ
在庫のムダ・動作のムダ・運搬のムダに関連するムダです。
あなたの仕事おいて、このムダは何を意味するのでしょうか。
ある人にとっては、余計な仕事そのものかもしれません。またマーケティング的には、紹介する商品を絞ることで、注文が増えるという考え方もありますので、お客様に見せる商品の品数かもしれません。
つくり過ぎているもの、着手しすぎているもの、見せすぎているものは何か、
チェックしてください。
４-６．動作のムダ
作業をする上での不要な動作のことで、探す、しゃがむ、持ち替えるなどがその動作に当たります。
ここで質問です。
あなたは自分の動作をチェックしたことがあるでしょうか。
何度も立ち、しゃがみ、座る。こういったことはおそらく工場現場や作業現場でない限り、見直しする機会はほとんどないと思います。
この見えない部分に生産性を高めるヒントがあるとしたら、それは何か。考えてみてください。
これもまた他のムダと関連してくることがありますが、作業のプロセスやレイアウトを改善することでこのムダは改善することができます。
また、デスク、キャビネット、またキャビネット内の資料の収納、電話の位置、導線など、
今一度見直すことで、ムダな動作を排除することができます。
あなたにとってムダな動作とは何か、チェックしてみてください。
４-７．運搬のムダ
次工程の場所が遠く移動する距離が長い、または往復する回数が多いことから生まれるムダです。物に限らず、付加価値を生まない歩行や情報の流れのことも指します。
あなたの仕事においては、このムダは生産性を高めるためにどんなヒントが隠れているでしょうか。
ある人は、各案件の決済プロセスの見直しであったり、単純にデスクや椅子の撤去ということも考えられるでしょう。
物流コストはもちろんですが、このムダの視点をもってあなたの仕事を見直しすることができます。物に限らず情報という視点にも活用してください。
以上がトヨタの７つのムダの項目ですが、大切な点は、ムダを省き、生産性を高めたからといって、空いた時間をさらに生産に当て、その結果商品をつくり過ぎて在庫を抱え、不要なコストが発生してしまうというケースが起きます。
トータルな視点を持つことが必要です。
時間管理術などでも紹介される、空いた時間にいろいろ詰め過ぎて、余裕やゆとりを結局手に入れることできない結果と同様、顧客満足や社員満足そして売上や利益といった、本来の目的を忘れて、ムダとりや生産性ばかりに目を向けない広い視点が重要です。
目的ありきの生産性、この視点をもってください。
【生産性を高める仕事術 質問】
- これらの7つのリストで、あなたの仕事に置き換えられ、すぐに着手できるものは何か
- 生産性を高めたからといって、利益、顧客満足、社員満足といった本来の目的は獲得できているか
- この「7つのムダ」という発想を誰と共有することで、仕事の生産性が高まるか
- トヨタ 仕事の基本大全
参考図書
５．スティーブ・ジョブズ、イーロン・マスク。偉大なリーダーに学ぶ仕事術
数々の名言を残し、世界を変え、さらに世界の枠を広げている偉大なリーダーたちに学ぶ仕事術のキーワードは、「情熱」です。
普通であれば、誰もがあきらめることを徹底してこだわるリーダーは、顧客だけでなく、投資家たちをも魅了します。
ジョブズは、仕事の本質を率直に切り出し、敵が多いことでも有名ですが、その情熱からくるこだわりは、その敵でさえも尊敬する圧倒的な存在感を示していました。
またイーロン・マスクが手掛けたTesla社（テスラ）の電気自動車は、発売して最初に売れたのが、５年たってからです。５年たっても一台も売れない状況でも展開して行く推進力、まさに情熱です。
Apple製品、そしてTeslaの車をこよなく愛する知人がいるのですが、世界中から「ビジネス」や「生き方」に関する講演やセミナーの依頼が殺到する人気講師で、新しく予定を組もうとすると３年後、つまり３年間は予定で埋め尽くされている業界で有数の著名な講演家です。
日本で食事をとりながら、その知人が「今、アイフォンでスイッチをいれれば、アメリカにあるTeslaの車のエンジンがかかるんだ！」と少年のように目をキラキラ輝かせて教えてくれました。
そしてこういいます。
「性能、サービス、価格、ランニングコスト、エコロジー、どれをとっても文句なし。
この車以外に他の車に乗る人の気が知れない」、と。
その商品というより作品に、完全に魅了されているわけです。
そして彼はこういいました。
Apple、Teslaに限らず、顧客や投資家たちを圧倒的に魅了する商品、またはサービスを提供しようとするリーダーたちの特質は、
- リスクを負うこと
- あきらめないこと
- シェア（共有すること）
- 一貫性
- フィードバックを求めること
- 社会への貢献
そして「情熱」であると。
卓越した商品を生み出し、あったらいいなぁと純粋に思う商品やサービスを形にしていく情熱。あけてもくれても自分の未来にこだわる情熱。
これまでご紹介してきた生産性を高めるモデルを活かすためにも、この情熱は大切にしたいあなたの強力なエネルギーになることでしょう。
最後は二人の言葉で終えたいと思います。
前進し続けられたのは、自分がやることを愛していたからだ。
‐スティーブ・ジョブズ –
リーダーや経営者にとって必要なものとは何でしょう。私は思います。
それは、明るい未来を信じられる仕事を創ることだと。
‐イーロン・マスク‐
【生産性を高める仕事術 質問】
- あなたは今、自分の情熱を注げる仕事をしているか。探求しているか
- あなたは明るい未来を創る仕事をしているか、
あなたにとって明るい未来を信じられる仕事とは何か
６．まとめ
今回は「プロと組む力」、「会議の進め方」、「個人の意欲や能力開発のための健康」、「7つのムダ」、そしてリーダーの「情熱」の5つを取り上げてご紹介しました。
あなたの仕事がどんな仕事であれ、それぞれの項目の最後にご紹介した質問と向き合うことによって、生産性を高めるヒントが生まれることと思います。
また、あなただけでなく、あなたと仕事をするメンバーと共有することによって、すぐにでも取り組めるヒントも生まれてくることでしょう。
この記事が、そしてそれぞれの質問が、あなたの仕事の生産性を向上させるアイデアになることを願ってやみません。
※参考サイト
- ASCII.jp
http://ascii.jp/elem/000/000/897/897508/ - Lightworks BLOG
https://lightworks-blog.com/way-of-meeting - ログミー
http://logmi.jp/73620 - kaizen Base
https://www.kaizen-base.com/contents/tps-42422/ - ものづくり経革ひろば
https://keikakuhiroba-mfi.com/archives/11827
