【保存版】創造的な会議を行うための「ファシリテーション」／効果的な１６の方法

無駄な会議、何も決まらない会議、
批判や否定ばかりの実りない会議。

もっと有意義に時間を使えたら。。。
結果につながる創造的で、生産性のある会議をしたい。
このように感じたことはありませんか？

そこで、この記事では創造的で、
生産性の高い会議、
あるいは軽めの打合せをするための
ファシリテーション方法をご紹介します。

これからご紹介する方法を使うことで、
創造的で生産的な会議を行えるようになるだけでなく、
以下のような生産性の低い会議を
「結果の出る創造的な会議」へ変えることが可能になります。

実はこのような状態は、
効果的なファシリテーションの方法を学ぶだけで、
解決できることがほとんどです。

つまりファシリテーターのリードひとつで、
いつでも創造的な会議、打合せ、ミーティングに変えることができます。
またファシリテーターの場の作り方次第で、
メンバーの主体性がより高まり、
協働関係を作り出すことができます。

それが最終的に手にする結果を変えていきます。

さらにファシリテーション方法は、
あなたの仕事、恋愛、人間関係、健康など、
人生全般での目標達成や問題解決にも使うことができます。

そのため、
この記事では数あるファシリテーション方法から、
まずは押さえておきたい効果的な方法をご紹介します。
心理学や脳科学を使った方法もありますので、ぜひご活用ください。

１．ファシリテーションとは？

ファシリテーションとは、会議の方向、メンバーの思考をゴールへ方向づけ、参加メンバーの協力や協働を促す行為です。

このファシリテーションにより、会議、軽めの打合せ、ミーティング時には、そのときのテーマに対して、「最高のゴールやビジョンを描き、結果を出すための戦略、方法、行動計画を明確にし、これ以上ないレベルで練り込み、形にする」ことができます。

また重要な会議ほど、行き詰まり、混乱、感情や意見のぶつかり合い、否定や批判、新しいことへの不安や抵抗など、参加メンバーの中で様々なことが起こります。しかしファシリテーションの方法を学ぶことで、一見ネガティブに見えるその状況を、結果を出すためのアイデアに変えていくことができます。

そして他にも以下のことが可能になります。

さらに個人の仕事、恋愛、人間関係、健康など、人生全般で「最高のゴールやビジョンを描き、結果を出すための戦略、方法、行動計画を立てる」ことにも使えるため、ゴールやビジョンの実現、悩みや問題の解決にも効果を発揮します。

そのためファシリテーションの方法は、「仕事の質」「人生の質」を高める、有用なものということができます。

【補足：Wikipediaにおけるファシリテーションの定義】
※Wikipediaでは、ファシリテーションを以下のように定義しています。

会議、ミーティング等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力の１つ。

※出典・参照元：Wikipedia：ファシリテーション

２．効果的なファシリテーションを行う１６の方法

ファシリテーションはたった１つの方法、ちょっとした違いを知るだけで、会議の進行、雰囲気、手にする結果に大きな違いを生み出します。そして学んだ方法は、経験を積むほど効果的な会議を行えるようになります。そこでこの章では、具体的な方法をご紹介します。

■１．メンバーの意識と思考を方向づける

メンバーの意識と思考を方向づけましょう。会議の始まりに、会議の目的やゴールを伝えることで、メンバーの中でどこに意識を集中させればいいかが明確になります。こうすることで、もっとも重要なことへ意識を集中させることができます。

具体的には以下を行いましょう。

このように意識と思考を方向づけることは、メンバーにとっても集中しやすい状態を作ることができ、持っている能力やパフォーマンスを発揮しやすくします。さらに意識や思考が別の方向へブレるのを防止する効果もあります。そのため大切なファシリテーションの方法になります。

■２．会議の進め方、注意点に同意を得る

会議の進め方、注意点に対して、メンバーから同意を得ましょう。それによりメンバーは心の中で準備ができ、会議をスムーズに進めやすくなります。

具体的には以下を行いましょう。

あらかじめ会議の冒頭で伝えることで、参加メンバーも受け入れやすくなり、スムーズにやり取りできるようになります。さらにあなたがファシリテーターであると明確に認識できるため、進めやすくなります。

■３．参加メンバーを励ます

ことあるごとにメンバーを励ましましょう。会議のテーマが大きい、重要、難易度が高いなど、白熱する会議であるほど、行き詰まり、混乱、否定、批判、ぶつかり合いなどが起こります。そんなときはメンバーを励ましましょう。それにより、一見ネガティブに思える状況の中で、可能性に目を向け、モチベーションを高めることができます。

具体的には以下を行いましょう。

励まされることでメンバーは前向きな心理状態に切り替わることができます。良くも悪くも心理状態は周囲のメンバーへ伝染し、思考や感情に影響を与えます。そのため、ファシリテーションでは、メンバーの心理状態へ目を向けるのがポイントになります。それにより最悪の事態や展開を回避することもできます。

■４．最高の心理状態をつくる

最高の心理状態を作ってから会議に入りましょう。心理状態と思考、感情、行動はつながっています。そのため、最高の心理状態であることは、クリアな思考、高い集中力、素晴らしいパフォーマンスを発揮できるような脳の状態を作り出してくれます。この場合の心理状態とは、リラックスして、自分にも参加メンバーに対しても、肯定的な心理状態を指します。

具体的には以下を行いましょう。

あなたが自分にもメンバーにも肯定的な心理状態であることで、メンバーにも伝染し、会議の場が、話のしやすい、肯定的な雰囲気になります。そしてお互いが肯定的な心理状態にあるとき、メンバーの思考や発想の質が高まります。

会議中にあなたの心理状態がブレても、修正できるようになります。そして参加メンバーに対しても、効果的に使うことができます。

■５．信頼関係を深め、調和の取れるコミュニケーションを行う

お互いの信頼関係を深め、調和の取れたコミュニケーションを取るように意識しましょう。それにより無意識レベルでの安心感、共感、信頼感が生まれます。優れたリーダーやコンサルタントほど、それを意識的に行います。その結果、お互いの思考や発想が自然に活性化され、促進されます。

具体的には以下を行いましょう。

信頼関係を深め、調和が取れていると、参加メンバーも安心してその場に存在することができます。あなたへの好感も増すため、ファシリテーションしやすくなり、行き詰まりや混乱の際も、お互いに協力し合うことができるようになります。

■６．意図を設定する

会議に対する「意図」を設定しましょう。意図とは、例えば「尊重し合い、全員とのコミュニケーションを楽しみながら」「驚きと発見を楽しみながら」など、会議でどのような体験をしたいかという、どのようなの部分を指します。それにより脳や無意識が、意図に向けて方向づけられるため、自然と思考、感情、言動が意図に沿ったものになっていきます。

そのため、あなたが理想とする優れたファシリテーターとして、相応しい意図を設定することがポイントになります。

具体的には以下を行いましょう。

ファシリテーターであるあなたは、会議前に意図を設定するのがベストです。そして可能なら、会議の本題に入る前に、参加メンバーにも意図を設定してもらいましょう。それによりメンバーの心理状態、思考、感情、行動が自然に変化していきます。

■７．共通言語と共通認識を決める

共通言語と共通認識を決めましょう。認識の違いが生まれやすい言葉、よく使う言葉に対して、言葉の意味づけ、定義づけを行い、メンバーが使う共通の言葉として統一します。それにより認識の違いから生まれる、メンバー同士の誤解、勘違い、すれ違い、ぶつかり合いを防止することができます。

さらに、プロジェクトの進捗をどのように共有し合うかなど、お互いがやるべきことの認識も共有し合うことで、お互いに理解を深め合い、フォローし合いやすくなります。

このように共通言語、共通認識を決めることで、会議やプロジェクトをスムーズに促進することができるようになります。

具体的には以下を行いましょう。

共通言語、共通認識を決めることで、メンバーは安心してやり取りをすることができます。さらにお互いに、言葉に対する集中力や気遣いが高まるため、ファシリテーションをしやすくなります。

■８．創発し合える場を作る

お互いの思考や発想が、相乗効果で活性化するようにしましょう。他者の意見から刺激、学び、ヒントを受け、今までは得ることのできなかった新たな気づき、アイデアを生み出せるようなやりとりを創発といいます。そのような場を作ることで、１＋１を、２ではなく、３や４、あるいは１０にすることもできるようになります。

具体的には以下を行いましょう。

創発し合うことで、参加メンバーも会議の場を楽しめるようになります。それがさらに良い循環を生み出します。そのため、創発し合える場を作ることは、ファシリテーションには必要不可欠な要素になります。

■９．必要なタイミングで介入する

会議の中で起きる、行き詰まり、混乱、ぶつかり合い、沈黙など、それらが過剰になってきたら、必要なタイミングで介入しましょう。それによりネガティブな影響を生み始めた会議を、ゴールや目的に向かい、軌道修正していけます。これができるようになると、ファシリテーションに対する自信が格段に高まります。

具体的には以下を行いましょう。

適切なタイミングで介入することで、メンバーは安心して会議に参加することができます。つまり、会議の場がネガティブで生産性を失うか、何が起きても、最終的には創造的で、生産性の高いものになるかは、ファシリテーターの力量にかかっています。

■１０．状況を観察する

会議中に何が起きているかを常に観察しましょう。会議の場、参加メンバー、メンバー同士のやり取りで、どんな出来事が起き、今がどんな状態で、誰がどのような心理状態にあるかを観察します。それにより必要なタイミングで介入できるようになっていきます。

さらに、アイデアがあるのに発言できないメンバー、集中力が落ちているメンバー、感情的になっているメンバーなど、状態に気づいてケアできるようになります。

具体的には以下を行いましょう。

適切なタイミングでケアをしてくれるファシリテーターに、参加メンバーは安心感を覚え、主体的に会議に参加できる状態をつくれます。

■１１．具体的に聞き、話を掘り下げる

曖昧な話、明瞭ではない話を具体的に聞き、話を掘り下げましょう。それにより参加メンバーの発言の意図を知り、話の内容もより詳細に理解できるようになります。

具体的には以下を行いましょう。

話を具体的にすることで、お互いに内容を理解、意図を把握できるようになり、会議を進めやすくなります。そのため具体的な質問はファシリテーターとして大事なスキルになります。

■１２．抗えないほど魅力的なゴールを明確にする

あなたの心を捉えて離さないほど魅力的なゴールを描きましょう。それにより会議の参加メンバーの意識がゴールに集中します。さらに脳や無意識もゴールに方向づけられるため、メンバーの思考、感情、言動が、ゴールの達成に向けて変化します。

このように「どうなりたいか」というゴールや実現したいビジョンを描くことは、目標達成や問題解決の基本になります。

具体的には以下を行いましょう。

最終的に実現したいゴールを明確にすることで、メンバーは会議や現場で動きやすくなります。さらにゴールやビジョンだけを扱う時間を設けることで、メンバーは発言しやすくなり、創発し合い、より良いゴールやビジョンを描きやすくなります。

このようにゴールやビジョンを明確にする場を設けることも、ファシリテーションに必要になります。

■１３．ゴールを実現する戦略、方法、行動計画を作る

ゴールやビジョンを実現する戦略、方法、行動計画を作りましょう。いつでも、社長や上司、協力者、利害関係者などにプレゼンできるくらい、「実現方法」と「進捗や成果の確認方法」を明確にするのがポイントです。

具体的には以下を行いましょう。

戦略、方法、行動計画をつくるときは、長期、中期、短期という時系列で計画を立て、それぞれに対してアイデアを出し、練っていきましょう。それによりメンバーの思考は方向づけられ、整理もしやすいため、質の高い会議を促進できるようになります。

さらに、今は戦略などの全体的な話をしているとき、今は現場での詳細な行動計画を立てるときなど、全体的な話と詳細な話は別々に行うこともポイントです。このようにファシリテーションの進め方次第で、戦略、方法、行動計画の練り込み具合が変わり、最終的に手にする結果が変わります。

■１４．建設的な批判を行う

ゴールやビジョン、戦略、方法、行動計画に対して、建設的な批判を行いましょう。それにより、「もしもの事態へのリスク回避」「計画上の不具合、問題点、見落としの洗い出しと解決」「生まれるかもしれないマイナス影響の予測と対処」「予期せぬ自体への対応、見落としのチェック」などを行い、計画は結果を出せるものへ練り上がっていきます。

そのため、特にこの段階は、頭に汗をかく時間となります。
具体的には以下を行いましょう。

時に行き詰まり、混乱、思考の堂々巡り、白熱した議論、否定や批判など、様々なことが起きやすい状態とも言えます。そのため、ファシリテーターのリード、観察力、介入が大切になります。それによりメンバーも集中した状態を作りやすく、集中を持続しやすくなります。

■１５．他者の視点、第三者の視点を使う

メンバーと一緒に、他者や第三者の視点を使いましょう。誰かになりきってゴールやビジョン、戦略、方法、行動計画を見ること、イメージの中で体験することがポイントになります。それにより、自分だけの視点では見えなかった、アイデア、問題点、発見、見落としなどに、気づくことができます。

このようなプロセスを行うことで、思考や発想が広がり、練り込まれ、深みが増していきます。

具体的には以下を行いましょう。

思考を深め、広げる意味で効果的な方法ですが、他者の視点に立つことで、相手へ共感することもできるため、コミュニケーションを円滑にする作用も生まれます。

■１６．決める

結果を出すと決めましょう。ゴールやビジョンを実現する、達成すると決めます。そして、そのために実りある最高の会議を行うと決めましょう。それが結果を出すための第一歩になります。このように自己責任で結果を出そうと決めた瞬間から、現実が動き始めます。

さらにファシリテーターが、参加メンバーの誰よりも意識が高いことで、会議の場をリードしやすくなります。そのための最も重要な原動力は、決めることです。

補足：■１２～■１４に関して

■１２～■１４に関しては、以下の手順で行うとより高い効果を発揮します。

実はこのような方法や手順の基本は、ウォルト・ディズニーが行っていました。例えば、白雪姫、ピノキオなど、様々な作品の制作において、ディズニーは３つの視点を使い分け、思考を広げ、深めていました。

そして、ディズニーの思考プロセスを誰もが使えるように体系化したのが、心理学NLPになります。仕事、恋愛、人間関係、健康など、様々な面で使える有効な方法として、心理学NLPでは「ディズニー・プランニング・ストラテジー」として、教えられています。

まとめ

たった１つの効果的な方法を実践したり、ちょっとしたポイントを押さえるだけで、あなたのファシリテーションは大きく変わり始めます。それは創造性と生産性の低い会議を、結果の出る、創造的で生産的な会議へと変える力になります。

そこでこの記事では、以下をファシリテーションの定義として、効果的な方法をご紹介しました。

ファシリテーションとは、会議の方向、メンバーの思考を方向づけ、参加メンバーの協力や協働を促す行為です。

このファシリテーションにより、会議、軽めの打合せ、ミーティング時には、そのときのテーマに対して、「最高のゴールやビジョンを描き、結果を出すための戦略、方法、行動計画を明確にし、これ以上ないレベルで練り込み、形にする」ことができます。

そしてご紹介した方法は会議だけでなく、仕事、恋愛、人間関係、健康など、人生全般で使うことができます。特に■１２～■１４は、目標達成や問題解決の確率を格段に高めるほど、戦略、方法、行動計画を結果が出るものへ練り上げることが可能になります。

そのため、ファシリテーターとして会議で使うだけでなく、ぜひあなたの人生全般にもご活用ください。