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今すぐ取り込める【仕事ができる人】がもつ7つの特徴

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『仕事ができる!』と言われる人たちは、なぜそう言われているのでしょう?

そして、『どうしたら仕事ができるようになるか、わからないなぁ』と思っている方も多いかもしれません。

例えば職場で、、、

  • さっき言ったよねぇ、ちゃんと聞いてた?
  • 返事だけは一流なんだから・・・
  • しっかりしろよ
  • メモって!メモって!
  • 計画的にね!
  • もうちょっとがんばってよね
  • なんか心配だなぁ

こんなこと言われて、漠然と、どうしたら良いんだろう?と頭を抱えた日があるかもしれません。
またはもっと深刻に、『自分は何のために働いているんだろう・・・この先どうなっちゃうんだろう』と悶々と眠れない夜もあるかもしれません。

とは言え、『仕事できるなぁ』と言われて、着々とステージを上げている人にも、新人時代がありました。
学校での教育を終えて、社会人としてのスタートを切った時を、みんな同じように経験しています。

そして、その時代にどんな仲間や先輩、上司に囲まれて、どんな教育を受けたか?
さらに自分で、どんな心がけで、どんな努力をしてきたか?によって、【仕事ができるか】に違いが出てきます。
そうです!誰でも【仕事ができる】ようになるのです。

そこで、ここでは、重要なのにあいまいで、詳しく教えてもらえない【仕事ができる人】がもつ、7つの特徴を具体的に紹介していきます。
ぜひこれを取り込んで、『●●さん、仕事ができるね!』と言われ、
キラキラ輝く一つ上のステージを歩いている、未来の自分をつくるための一歩を踏み出しましょう。

1.コミュニケーションミスが起こる前提で、具体的に話す

【仕事ができる】と思われている人たちはだいたい、『あの人の話はわかりやすい』などと言った、コミュニケーションに関する評価もセットで得ています。
確かに、話がわかりやすいとすぐに納得できて、仕事が進めやすいです。

そこで、「そうか、コミュニケーション能力を高めよう!」と思っても、何から始めたら良いかわからないほど、コミュニケーションに関する情報はあふれています。
ここでは、コミュニケーションミスが起こる前提で、具体的に話す例を、ポイントと共にご紹介します。

△:この書類、早く仕上げてもらえますか

△のように話した後、「はい!」という返事をもらって、安心していませんか?
または△を聞き、「はい!」と快く引き受けて、納期を確認せず進めていませんか?

あなたの【早く】はいつでしょうか?
相手の【早く】はいつでしょうか?

当日の12時までかもしれません。
当日の17時までかもしれません。
翌日の13時かもしれません。

こうやって【コミュニケーションミス】が起きてしまいます。

○:この書類、今日の16時までに仕上げてもらえますか

そこで、○の例のように、【数字】を入れて具体的に話すことで、コミュニケーションミスは減っていきます。
もともと、コミュニケーションミスが起こる前提で話をし、お互いの意思疎通を図っていきましょう。

次に、コミュニケーションミスを防ぎつつ、自分の意見を言ってみる例です。

△:最近、A社さんの受注が増えている感じがします 囲い込みのチャンスでしょうか

○:ここ3ヶ月、A社さんの受注が前年平均の1.5倍に増えています 囲い込みのチャンスでしょうか

ただの意見を言っているのと、事実に基づく意見を言っているのでは、印象が大きく異なります。
△のように話すと、きっとその素晴らしい直感は、
〈事実が省略されている〉というコミュニケーションミスにより正しく伝わらず、チャンスを逃してしまうかもしれません。

『そうか?気のせいだよ』の一言で、あっさり片付けられてしまう可能性があります。

一方で、○のように数字を入れた事実と、意見を伝えることができたら、途端に説得力が増すのを感じられると思います。
すると、あなたの【仕事できる感】がグッと増すでしょう。

『お、さすが●●さんは洞察が深いね』などと言われるかもしれません。

このように、コミュニケーションミスが起こる前提で、具体的に話すことで、『●●さんの話は、わかりやすい』という印象を与えることにつながります。
加えて説得力がある意見を言えることで、【仕事ができる人】という評価につながっていきます。

2.返事だけじゃなく、素早い行動で期待に応える

【仕事ができる】と思われている人たちはだいたい、『あの人はやってくれる』などと言った、行動力や対応の良さに関する評価もセットで得ています。
確かに、期待に応えてくれない人に、【仕事ができる】印象は抱きませんね。

ところで、周りにこんな人はいませんか?
何かを頼まれて、

△:『はい!承知しました!』と勢い良く返事をしつつ、すぐに取り組まない人。
△:『ハァ~イ』と間延びした返事で、モタモタと取り組む人。
  • 返事だけ一流ではダメ
  • 返事がイマイチでもダメ
  • 行動がモタモタしててもダメ

なのです。

想像してみると、何か頼まれて、
「はい!~ですね。承知しました!」と気持ちのよい返事をして、即時キビキビ対応する人、
と先程のダメな例では、きっと大きな違いがあることに気づくでしょう。

目指すは新幹線の清掃員のみなさんのような素早さです。
毎回、新幹線が到着してから乗り込むまでの間にテキパキ清掃をして、期待に応えてくれます。
日本国内だけでなく、海外からも評価される素早い行動をモデルに、日々の行動を見直していきませんか。

そして人は、目で見た情報に、個々の経験や体験から意味づけして、【きっとこの人はこうだろう】と答えを出します。
つまり、『●●さんは返事も良いし、動きもテキパキしているから、仕事できるんだな』という感じです。

同時に、人は習慣の生き物でもあります。
【良いこと】を行なうのではなく、
【慣れていること】を行なうようにできています。

日々、良い返事で、素早い行動に慣れていると、実際にそういう【期待に応える人】になっていくことができます。
さぁ、仕事ができる人の習慣を真似して、慣れていきましょう。

3.スケジュール管理が上手で、抜け漏れがない

【仕事ができる】と思われている人たちはだいたい、『しっかり者だ、ちゃんとしている』などと言った管理に関する評価もセットで得ています。
確かに、仕事ができる人には、多大な業務を抱えているのに、スケジュール管理ができている印象があります。

いったいどうしたら、たくさんの業務を管理して、スケジュールを自身で明確に、抜け漏れなく管理できるようになるのでしょうか?

では早速、スケジュール管理の方法について見ていきましょう。
だいたいのビジネスマンが、自分にとって最も使いやすい手帳を使っています。
紙の手帳に関する本や情報があふれていることからも、このデジタルな時代であっても、「紙の手帳も持ったほうが良さそうだな」ということはわかります。

どの手帳が良いかは、取り組んでいる業種や生活スタイルにより異なりますが、月間スケジュールは必須です。
この一ヶ月が、どんな流れで進むのかを、頭にいれておくことで、『あ、忘れてた!』を防ぐことができます。
常に、全体像を捉えて過ごすようにします。

そして、自分が最も使いやすい手帳を使うためには、何種類か実際に使ってみるか、同じ業務をしている【できる先輩】にアドバイスをもらうといいでしょう。

また最近は各種アプリがありますね。
グーグルカレンダーを使っている人も多いでしょう。
「自分はどうしても忘れっぽい」とか
「1週間位は大丈夫だけど、来月、3ヶ月後、半年後の予定は手帳だけだと不安だなぁ、、、」
というときには、

紙の手帳に加えて、グーグルカレンダーにタスクをいれて、リマインダー機能を使うというのも、オススメです。

  • 何日前にリマインドメールが流れる
  • 何時間前にリマインドポップが出る

こういった、スケジュールを思い出させてくれる機能があると、安心ですね。

子供の頃は、先生やお母さんが「明日はアレがあるからね!」と思い出させてくれましたが、社会人はそうもいきません。
自分で自分に、リマインドできる仕組みを使いましょう。

自分にとって、最も便利な管理方法を確立することが、『●●さんはスケジュール管理ができて、しっかり者だな』という印象を与えることにつながります。

特に、約束した時間を絶対に守るんだ、という方から教えてもらったエピソードを紹介すると、

『約束した時間に遅れるということは、〈約束したこと〉よりも、〈自分が取り組んでいたこと〉が大事だ、ということを意味してしまうんだ。
だから、自分は絶対に遅れたりしないんだ。
相手をとても尊重しているからね。』

とのことです。

時間管理・スケジュール管理、と考えると無機質な印象がありますが、そこには関わる相手を想う、心の在り様が反映されてしまうんですね。
スケジュール管理、侮れません!

4.何度でも再現可能な、クオリティの高いメモを取れる

【仕事ができる】と思われている人たちはだいたい、『一度聞いたら忘れないよね』など、物覚えに関する評価もセットで得ています。
当の本人によくよく聞けば、実際は覚えているのではなくて、上手にメモを取っています。
確かに、メモを取らず、聞いたことをすぐに忘れたり、何度も同じことを聞いたりする人は、【仕事ができる】とは言えませんね。

さて、「メモ」と言っても、いろんなタイプがあると思います。

  • 新しいことを教えてもらって書くメモ
  • 今日のポイントを書くメモ
  • 電話のやり取りを記録するメモ
  • 業務の進捗を把握するメモ

など

基本はどれでも同じで、何について(見出し)、いつ(日時)、誰とどこで(構成要素)、どのような内容か(後で自分がわかるよう具体的に)、ということを書いていきます。

△:見出しが何かわからずに書くと、後で見直した際に、全部読み込まなくてはなりません。
「これは何を書いたんだっけか?」

△:日時がなかったら、最新情報がどれか見失ってしまいます。
「結局、どれに落ち着いたんだっけ?」

△:構成要素がわからないと、進める際にまた質問しなくてはなりません。
「すみません、もう一度、誰とどこに行くか確認させてもらえますか・・・」

△:内容が、自分でわからなければ、メモを取る意味はありません。
「うーん、これは具体的にどうするんだったかなぁ・・・」

そんな意味のないメモではなく、読めば何度も再現可能なレベルで、自分にとって最高のメモをとれるよう、工夫していきましょう。

メモについては、メモ帳が廃れることなく存在していることや、【メモ術】に関する情報があふれていることからも、手帳同様に、紙もあったほうが良いらしいことはわかると思います。

特に、電話の取次や、業務が終われば不要な記録は、紙に書いて、終わったら処分で良いでしょう。

一方で、この先に何度も読み返すようなメモは、データとして残すほうが便利です。
たくさんのアプリがありますが、Evernoteのように、カテゴリー分けができて、さらにキーワード検索が簡単なツールは特に便利です。

情報を受け取る時は、大事な情報が、毎回順序よく、カテゴリー分けされて届くわけではありません。
特に新しい業務を行う場合は、たくさん覚えることがあり、次々と新しい情報が入ってきます。
では、1回聞いて、全部を隅から隅まで覚えられるか?というと、それは不可能です。

そこで、詳しいことはEvernoteに残し、頭のなかにはキーワードだけ覚え、必要な時にキーワード検索で、すぐに取り出せるようにしておきます。
新聞で言うなら、記事全文を覚えるのではなくて、見出しだけを記憶しておくようなイメージです。

こうやってよく聞き、上手にメモを取って、聞いた内容を見事に再現してことが、仕事ができるという印象を与えることにつながります。

自分の業務にとって最高のメモを取れるようになって、【仕事ができる人】という評価を自分のものにしていきましょう。

5.ゴールを明確にして、効率的に業務を進められる

【仕事ができる】と思われている人たちはだいたい、『要領がいい』など、手順に関する評価もセットで得ています。
確かに、無計画で非効率なやり方をしている人は、【仕事ができる】とは言えませんね。

まずは手順を考えてから始めるための、捉え方を習得していきましょう。

(1)ゴールを明確にする
  • 本日の13時までに、先方の質問への返信が完了し、上司に報告している
  • ●日●時までに、会議資料の作成が完了している
  • 来月●日までに、イベントのスケジュール調整が済み、全社に共有できている
  • 来年の●日●時までに、内観工事を完了し、翌日から完全営業ができている

などのように、当日終わることから、しばらく先のことまで、いろいろなゴールがあることと思います。
しかしながら、いつ、何が、どうなれば【完了】なのか?というように、
最初に、ゴールを明確にする必要があります。

内容によっては自分だけで判断せず、チームのメンバーや上司の判断を仰ぎ、【正確なゴール】を設定することも大切です。

(2)ゴールから逆算してみて、どんな流れになるのか計画する

期間が長くかかるようなプロジェクトは、横軸:時間、縦軸:業務、というような、行程表を作るでしょう。
こういったものは、各社に最適なフォーマットがあるので、必ずそれを使っていきましょう。

当日中、近日中に終わるものは、自分でスケジュールを組むことになると思います。
手帳、日誌、グーグルカレンダーでもなんでも、自分が管理しやすい方法で記録し、【時間配分】ができれば、ゴールへの道は確保されます。

とは言え、毎日が計画通りに進むとは限りません。
一つ一つの業務は、もちろん最速でこなす必要があります。
加えて、毎日の予定には90分程度、余裕をもって組むことで、緊急で生じた業務にも柔軟に対応できます。
計画的であることが、急な依頼への柔軟な対応につながります。

  • 時間配分は適切か?
  • 何が必要なのか?
  • 起こりそうな問題は何か?

と言った視点で、計画をたてていきましょう。

(3)計画通りに進める

「計画しておきながら、途中で別のことが気になり、思いつきで業務を進めてしまった・・・」
という体験は、誰にでもあると思います。
極力、「今、自分はどのゴールを目指しているのか?」に戻りながら、計画通りに進めていきましょう。

度合いの差はあるとは言え、仕事とは、ある一定の動作の繰り返しです。
(1)、(2)、(3)の順番で、毎日を乗り切っていきましょう。
一定の動作の繰り返しを、いかに早く効率的にできるか?が、仕事が【できる】か【できない】かの分かれ目になっているのです。

こうやって、仕事の全体的な流れを確認し、効率よく業務を進めることが、『●●さんは要領がいいね!』という印象を与えることにつながります。

加えて、もしも想定以上の素晴らしいゴールを達成すれば、評価がググッとアップすることは言うまでもありません。
日々の生活の中では、たくさんの業務を頼まれて、押しつぶされそうな気がする時があるかもしれません。
そんなときは、深呼吸を1回して、ゴールを見据え、最短かつ効果的なルートを確保してから取り掛かりましょう。

6.実は地道な努力をして、毎日バージョンアップしている

【仕事ができる】と思われている人たちはだいたい、『デキる人間』などと言われ、もともと、なんでもできる人のように評価されたりします。
確かに【仕事ができる人】はステキなので、毎日、泥臭く地道な努力を重ねているようには見えませんね。

ここで、私が『この人こそ、仕事ができる人のお手本だな』と思う人に聞いたお話を紹介しましょう。

『マルチリンガルであり続けるために、
毎朝5つ、新しい単語を英語で覚え、それを中国語にして覚えている。
これを毎日続け、現場でメインの3ヶ国語と、
他の国の言葉も日常会話ができている。』

「なんということでしょう!」既にできているのに、さらに毎日、かなり地道な努力をしています。
これは、他との大きな差を生むことが明白です。

もしかすると、ごく一部の人は、努力しなくてもできる、天才かもしれません。
一方で、殆どの人が地道な努力を続け、昨日よりも少しバージョンアップした今日を過ごしています。
何年か先に、『やっててよかった』と思えるよう、早速何か一つでも取り組んでみましょう。

例えばこんなことでも、どこまでも上を目指すことができます。

  • 電卓を早く打てて、窓口業務が早い
  • 短縮キー覚え、作業の時短に成功している
  • ボールペン字の練習をして、メモや手紙が美しい
  • ビジネス用のメールや挨拶を覚え、ボキャブラリーを増やしている
  • 電話では笑顔でソの音で話し、会社のイメージアップに貢献している

こういった初歩的とも思える努力が、『さすが、できる人は違うね!』という印象を与えることにつながります。

取り組むことはなんでも良いのだ、と軽く捉えて、昨日より今日、今日より明日、というように、バージョンアップを繰り返して、
【仕事ができる】という評価を、思いのままにしていきましょう。

7.太陽のような笑顔で挨拶ができて、パワフル!

【仕事ができる】と思われている人たちはだいたい、『元気でイキイキしている』などと言った印象に関する評価もセットで得ています。
確かに、暗い小さな声&無表情で「おはようございます・・・」という人に【仕事ができる】感じはしませんし、なんだか安心して任せられませんね。

一方で太陽のような笑顔で「おはようございます!」という人は周りにいるでしょうか?そういう人たちは、イキイキして見え、毎日が充実しているように映ります。

そしてあなたは、どういう人に仕事を任せたいと思うでしょうか?

○:元気で健康そうに見える
○:背筋が伸びていて、血色が良い
○:視線を合わせて、笑顔で挨拶をする

『確かに、それはステキだな。
でも、これまで、そんなキャラじゃなかったから、急には難しいな・・・』という方のために、

即時変えられるのに、見た目には気付かれず、効果が大きい【声】についてのポイントを紹介しておきます。

一般的に、
語尾を下げて話すと信頼を生み、
語尾を上げて話すと親しみが増します。

以下を想像してみましょう(声が出せる場合は、実際に試してみましょう)。

A『みなさん、こんにちは
B『みなさん、こんにちは

Aは真面目なニュースのアナウンサーのようです。
Bはお昼のバラエティ番組の司会者のようです。

AもBも仕事では必要な場面があるでしょう。
こういったことを日頃から使い分けると、場に合わせて臨機応変に自分を演出できるようになっていきます。
いきなり太陽の笑顔は厳しいな、という場合は、さぁ、まずは声の上げ下げから練習してみましょう。

ここに紹介してきた特徴は、本当に簡単ですが、イメージアップは間違いないでしょう。

実は、特に大事な仕事ほど、スキルが高いだけでなく、【健康面でも安心できる人】に任せたいものです。

もしかすると、あなたは既に気づいているかもしれません。
〈心身共に健康でパワフル〉だな、と思う人に、必然的に大事な仕事が回ってくることに。

それでは今から早速、こういった小さなことを積み重ね、『●●さんはいつも元気だね!任せて安心の安定感があるよ』という印象を与え、重要なポジションに近づいていきましょう。

そして、安心して仕事を頼める、頼られる存在・尊重される存在へと、つなげていきましょう。

特に最近は、心身共に健康であることが、日本全体でも、重要なこととして扱われるようになってきました。
時代の流れに乗って、毎日を元気に過ごしていきましょう。

まとめ

ここまで、すぐに実践できて、『仕事ができるね!』と言われるための、特徴を紹介しました。

ここに書いてあるような、

  • いま、こんな風に具体的に話したんだよ、とか
  • 返事だけじゃなくてキビキビ動くと、印象が良いんだよ、とか
  • 管理上手がしっかり者って言ってもらえるんだよ、とか
  • 要領がいいって、具体的にこんなことなんだよ、とか、
  • みんな実は必死で努力しているんだよ、とか
  • 仕事を任せたいと思われることが、ステージを上げるチャンスなんだ、などは、

だいたいの職場では、教えてもらえません。

最初の頃は特に、とにかく業務の具体的な内容を、早く覚えてもらって、すぐに戦力になって欲しいので、こんな細かいことまで教えてはもらえないのです。
先輩方も、「自分がやる側になって気づいた」ということもたくさんあるはずです。

そこで、気づいた今から始めませんか?
または、あと一歩の仲間と、この情報を共有しませんか?

そして、こういった先々に違いを生む特徴を押さえ、早速、仕事ができる人へステージを上げる道を歩き出しましょう。

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