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優秀な人は時間管理のプロ!出来る人の特徴5選とオススメの方法

あなたは時間管理について
どのようなイメージを持っていますか?

時間管理ができるようになると、

  • 業務効率が上がる
  • 人から信頼される
  • 上司から評価される

といった状態になることができます。

一方で、時間管理が
苦手なままでいた場合…

  • 計画通りに仕事が進まない
  • 「仕事が遅い」と上司に叱責されてしまう
  • 時間がいつの間にか過ぎている

といった状況から、
なかなか抜け出すことができません。

時間管理の能力は、
あなたの仕事の質を高め、
評価を上げていくための
大切なスキルです。

この記事では、

  • 時間管理とはどのようなものか
  • 時間管理をすることのメリット
  • 時間管理が得意な人の特徴
  • 時間管理のやり方

をお伝えしています。

特に、5章でお伝えしている内容は強力です。

この記事を読んで
あなたも時間管理のプロになりましょう。

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1.時間管理とは?

時間管理とは、決められた時間の中で、どのように時間を使うか計画を立て、その計画通りに実行していくことです。

おそらく、皆さんも仕事で、時間管理をしながらタスクを行っているのではないでしょうか?

例えば、

14時

上司に頼まれたタスクを完了させる

15時~16時

取引先との会議

上記のようなことは、無意識に行ってしまっているケースも多く、だからこそ、時間管理が出来ている方とそうでない人の差が大きく出てしまう部分なのです。

「なぜこの人はこんなにも色々できるんだろう?」

「自分よりも後に始めたのになぜ終わっているんだろう?」

このような気持ちを経験したことはありませんか?

1日の時間は皆平等のはずですが、仕事が早く終わる人とそうでない人が分かれてきます

しかし、時間管理をより意識することで、効率よく仕事をすることができ、他の方よりあなたも早く仕事ができるようになるかもしれません

さて、次の章からは、時間管理ができるようになるために、ぜひ知っていただきたい内容をお伝えしていきます。

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2.時間管理のメリット

では実際に、時間管理を行うことによって得られる具体的なメリットとは、どのようなものがあるのでしょうか。この章では5つご紹介します。

2-1.効率よく仕事ができる

まずここで大切なのは時間管理で
何に何分使うかを明確にする」ことです。

例えば、

10:00〜10:30

◯◯タスクを終わらせる

10:30〜11:30

MTG

11:30〜13:00

外回り

13:00〜14:00

ランチ

14:00〜14:30

◯◯面談

このように、自分がそのタスクにかかる時間を考え、1日をどう動くか決めることが大切です。

時間管理を実際にスケジュールに当てはめることで…

  • このタスクに何分かかるか
  • 空いている時間があるのか

こうしたことが分かるため、自分の時間をうまく使うことができます。

ですから、時間管理をすることの利点の一つとして、【効率よく仕事ができる】という点があげられます。

2-2.人から信頼されることが増える

時間管理をすることと、人から信頼されることとは、一見、関係がなさそうに感じるかもしれません。

しかし、実は時間管理をして仕事を終えられる人には信頼がついてくると言われています。

ここで一つ質問です。

あなたに部下がいたとして、
どちらの部下に仕事をお願いしたいと
思いますか?

  1. タスクをお願いしてから
    計画を立てていつまでに出してくるか
    明確な部下
  2. タスクをお願いして
    やる気はあるけどいつまでに終わるか
    わからない部下

さて、いかがでしょうか。

おそらく、①の「タスクをお願いしてから計画を立てていつまでに出してくるか明確な部下」だと思います。

もちろん、やる気も大切ですが、社会人で大切なのは期日を守れることです。

そのため、期日を守れて、時間管理や自分のタスク管理ができている人の利点として【人から信頼される】という点があげられます。

2-3.空いた時間を効果的に使える

時間管理ができると【空いた時間を効果的に使う】ことができます。

その中でも、細かく3つのことができるようになります。

  • プライベートの時間確保
  • 余裕を持って見直しをするための時間確保
  • 急遽のタスクにも対応できる時間確保

これらができるようになります。

まず、プライベートの時間確保では、仕事を時間内に終えることができるため、仕事終わりにプライベートの予定をいれることができます。

次に、見直しのための時間確保では、

  • 間違いがないか
  • 抜けている点がないか

再度確認する時間を設けることができるため、タスクへの正確性が上がります。

最後に、急遽上司に振られたタスクでも、自分に余裕を持てることによって、引き受けることができ、上司からの信頼にもつなげることができます。

このように、時間管理を行えることで【空いた時間を自分に使える】という利点が挙げられます。

2-4.集中力が上がる

時間管理ができると【集中力を上げる】ことができます。

時間管理ができている方の特徴として、勉強をする際などによく聞くポモドーロテクニックというものを使用している可能性があります。

皆さんはポモドーロテクニックというものをご存知ですか?

ポモドーロテクニックとは

どんな仕事も30分単位で分割し、「25分作業、5分休憩」。これを1クールとして繰り返します。そして、最大で4クールを終えた段階で15分〜30分のリフレッシュ休憩を織り交ぜ、再び「25分作業、5分休憩」に戻るテクニックのことをいいます。

書籍引用どんな仕事も「25分+5分」で結果が出る ポモドーロ・テクニック入門 | フランチェスコ・シリロ(著), 斉藤裕一(翻訳)

この手法を使う時、短時間で集中的に作業を行うことができ、モチベーションの維持や生産性を上げることができます。

このことから時間管理の利点として【集中力が上がる】という点があげられます。

2-5.精神的余裕ができる

時間管理ができると【精神的な余裕を作り出す】ことができます。

なぜなら、時間管理ができる人は、効率よく仕事をさばき、指定の時間までにタスクを完了させることができるからです。

一方で、時間管理がうまく行かなかった場合、仕事に追われて、スケジュール通りに物事が進まない状態になってしまいます。

そこで、少し想像してみてください。

この状態に陥ると、どうなってしまうでしょうか。

おそらく、心にゆとりがなくなってしまい、ケアレスミスが増えたり、他のことに気を配る余裕がなくなっていく可能性が高いでしょう。

時間を管理することは、自分の心にゆとりを作り出し、結果的にあらゆる物事を上手く進められるようになります。

このことから時間管理の利点として、【精神的余裕ができる】という点があげられます。

3.時間管理が得意な人の特徴

皆さんはどのような方が時間管理が得意だと思いますか。

おそらく、

  • 時間内に仕事を終えられる人
  • 上司から頼まれたタスクをテキパキ、着実にこなせる人

など色々な方が思い浮かぶと思います。

では、時間管理が得意な方はどのような特徴を持っているのでしょうか。

ここからは、時間管理が得意な方の特徴を5選でまとめていきたいと思います。

3-1.タスクを全て見える化している

まず時間管理ができる人の特徴として、【タスクを見える化】している傾向があります。

タスクとは、自分自身が課せられた課題のことを指します。

例えば、営業の仕事でしたら

  • お客様の元へ訪問 ◯月◯日
  • 書類整理     今日中
  • 上司への報告など 今日中

自分に課せられた細かい作業のことをいいます。

そのため、細々していますが、ほとんどの場合、どのタスクにも期日があります。

特に、上司やお客様が関わっているものだと、◯日◯時までに完了するなど、その期限までに必ず完了させなければならないものもあります。

タスクを把握し、何をいつまでに終わらせないといけないか、全てのタスクを完璧に覚えることは難しいです。

しかし、タスクを見える化することによって、何がいつまでの期限か見ただけでわかるため…

  • 抜けもれなく対応できる
  • 時間や期限を正確に守れる

こうした事が可能となり、時間管理ができる人に近づくことができます。

タスク管理をうまくする方法は、下記をご参照ください。

タスク管理が上手い人のコツ5つと失敗する原因5つを解説

3-2.優先順位が正しくつけられている

時間管理ができている方の特徴として、【優先順位を正しくつけられている】傾向があります。

例えば、タスクを理解していても

  • クレーム処理(緊急度MAX)
  • 資料作成(緊急度低め)

の2つが自分にあったとします。

その際に、資料作成を優先してしまった場合は、優先順位を正しくつけているとは言い難いです。

ここで大切なのは、

  • 状況的に最優先すべきものはなにか
  • お客さまや取引先が関係しているか
  • 上司に「急ぎで」と言われた内容か

といったことです。

例えば、上記の「クレーム処理」の優先順位が高いのは、自社の信頼に大きく関わる大切な業務であり、クレームの内容によっては、気づきもしなかった自社の改善点に気づく可能性もある、重要なものだからです。

このように、自分で判断できない場合には、自分のみで判断せず、自分の今持っているタスクと、今上司に頼まれたタスクの優先順位を確認することも大切です。

優先順位のつけ方について、もっと詳しく知りたい方はこちらの記事もオススメです。

【優先順位のつけ方】コツや方法を押さえて仕事の質を高める

3-3.判断力がある

時間管理ができる方の特徴として、【判断力がある】という傾向があります。

判断力があるということは、『どんなときでも冷静に対処できる』ということにつながります。

例えば、時間の管理がうまくできず、今日までにやる必要のあるタスクが全て終わらなかったとします。

そのような時、多くの場合、下記の2つのパターンに分かれます。

  1. 自分一人で抱え込んで、その日中、そのまま完了するまで、できる限りやり続ける人
  2. 今日やるべきタスクを再度練り直したり、周りに依頼をしてどうにか完了させる人

どちらも時間を大事にしているように感じると思います。

しかし、①のケースの「そのまま仕事をやり続けてしまう」場合で言うと、残業したのに仕事を完了させられなかった場合、最終的に、時間管理が甘かったという評価になってしまいます。

このことから、仕事の進捗を見ながら、時には人にうまく分担したりするなど、完了のために自分で判断して仕事を進める力は、時間管理にも繋がっていきます。

時間管理ができるようになると、

「どの仕事を、どのように終わらせるか?」

という判断力と自信が磨かれ、途中で何か問題があったとしても、曲げずに最後まで進むことができるようになります。

判断力がある方は仕事の終わらせ方に工夫ができるため、時間管理ができる特徴があると言えます。

3-4.少しの時間も無駄にしない

時間管理ができる方の特徴として、【少しの時間も無駄にしない】傾向があります。

例えば、仕事を早く終わらせて、きっかり定時に帰社したいと思った場合、仕事の中で時間を節約できそうな工夫にはどのようなものがあるでしょうか。

一般的なところでいうと、下記のようなものが挙げられます。

  • ファイルを参照しやすいように整理整頓する
  • ショートカットキーを活用する
  • タスク管理に専用ツールを使用する
  • タスクに取り組む制限時間を設ける など

こうした工夫を行っていない場合、数秒のロスが積み重なって、実は多くの時間をムダにしてしまっていた、というケースはよくあります。

時間管理がうまい人は、時間は有限だからこそ、ムダな時間は一秒でも節約することの大切さを知っています。

少しの差が大きな結果を生み出していくため、少しの工夫でもまず実践してみることが大切です。

3-5.集中してタスクに取り組めている

時間管理ができる方の特徴として、【集中してタスクに取り組めている】という傾向があります。

先ほど【2-4.集中力が上がる】でもお話した通り、

・ポモドーロテクニックを使用する
・短期的に時間を決めて行う

上記2つを意識することで、集中して1つのタスクに取り組むことができます。

例えば、

【悪い例】

時間

やること

14:00~15:00

  • タスクA
  • タスクB
  • △△さんに報告

→その結果、何も完了できず1時間経過…

【良い例】

時間

やること

14:00~14:05

△△さんに報告

14:05~14:20

タスクA

14:20~14:25

小休憩

14:25~15:00

タスクB

→すべて時間通りに完了!

取り組んでいる時間は同じですが、時間管理ができる方は、このように細かく時間を振り分け、その時間内に集中して取り組むことができます。

4.時間管理のやり方(マトリクス)

皆さんは「時間管理のマトリクス(4象限)」をご存知でしょうか。

緊急度と重要度という軸から優先順位を整理し、作業の効率をあげるためのフレームワークをマトリックスといいます。

このように4領域に分類して、何を優先して行うかを判断することができます。

  • タスクが多すぎて何から手をつければ良いかわからない
  • 優先順位を自分でうまくつけられない

このような課題をお持ちの方は、ぜひ下記を実践することをおすすめします。

4-1.マトリクスの使用方法

『マトリクスを使用したら、効率よくできることはわかったけど、どのように優先順位や表に分けたらいいかわからない』という方もいらっしゃると思います。

ここでは、『緊急度』と『重要度』をどのように分けるかを説明していきます。

【緊急度】

即刻対応しないといけないタスク

低:今すぐ時間を割かなくても後でできるタスク

【重要度】

高:今後会社に影響があるタスク

低:このタスクを行わなくても今後会社に影響がないタスク

このように緊急度や重要度を分けることで自分が気づかなかった大切なタスクを発見できたり、自分のゆとりを持つためにも使える手法となっています。

ここからは、更に細かく分ける際にどのように判断すべきかを記載していきます。

引用 完訳 7つの習慣 人格主義の回復|スティーブン・R・コヴィー(著), フランクリン・コヴィー・ジャパン(翻訳)

4-2.第1領域 問題・課題の領域

こちらの『問題・課題の領域』では、緊急性が高く、重要度が高い領域を指します。

例えば、次のようなタスクは即刻対応が必要となります。

  • お客様対応(クレーム対応)
  • 期限が短いタスク
  • 重要な会議の資料

このようなタスクは、会社にとっても、自分のリスク回避にとっても、最優先して行わなければならないタスクとなります。

そのため、即時対応ができるよう、タスクをうまく調整しましょう。

4-3.第2領域 質の高い領域

こちらの『質の高い領域』では、緊急性が低く、重要度が高い領域を指します。

例えば、次のようなタスクは、今後の会社のために重要ですが、緊急を要さないタスクを指します。

  • 人材育成
  • 商品開発
  • 業務改善

このようなタスクは、緊急度を要さないため、後回しにされがちです。

しかし、第2領域は問題の根本を解決する可能性を秘めているため、最終的に、仕事において円滑に進めるために重要度を持つ領域となります。

そのため、後回しにしすぎず、今後の会社のために計画的に取り組んでいけるようにしましょう。

4-4.第3領域 見せかけの領域

こちらの『見せかけの領域』では、緊急性が高く、重要度は低い領域を指します。

例えば、次のようなタスクは、自分以外の誰かにとっては緊急性が高いですが、自分にとっては重要度を低いようなタスクを指します。

  • 重要度の低い電話
  • 意味のない会議
  • 急なお客様対応

このようなタスクは、別名【錯覚の領域】とも呼ばれており、緊急性が高い分、重要だと思ってもらうタスクが多いです。

ですが、こちらに多くの時間を割いてしまうと、第1・2の領域に時間を使えず、最終的には将来に支障をきたしてしまう恐れがある領域となります。

そのため、第3領域の発生をできる限り防ぎ、効率よく行っていくようにしましょう。

4-5.第4領域 無駄な領域

こちらの『無駄な領域』では、緊急性も重要度も低い領域を指します。

例えば、次のようなタスクは、何よりも優先度が低い活動です。

  • デスク整理
  • 移動時間
  • 片付け

このようなタスクは、今後のビジネスのためにも影響がなく、急ぎで行う必要のないタスクです。

現在の自分のタスクに第4領域に入るタスクがないかを確認し、無駄な時間をなくす必要がある領域です。

そのため、客観的に自分のタスクを見直し、他のタスクに時間を使っていけるようにしましょう。

5.時間管理のプロになるために押さえるべきポイント

これまで時間管理のメリットや特徴、やり方についてお話してきました。

時間管理ができるようになると、仕事でも周囲の人と差別化をはかれるため、時間管理の能力は、あなたにとって武器となるでしょう。

ここでお伝えした内容は、今からでもすぐに実践できる大切なものですが、もう一つ、ワンランク上になるために重要な内容をご紹介します。

その内容とはセルフイメージです。

時間管理のスキルに限らず、物事の上達には、実はこのセルフイメージが、最も大切とも言われています。

あまり聞き馴染みがないかもしれませんが、セルフイメージとは、自分が作った自分に対するイメージのことをいいます。

例えば、

  • 私は時間管理のエキスパートだ
  • 私は時間管理ができないタイプだ

 

これはセルフイメージの具体例です。

このようにあなたがセルフイメージを高めると、エキスパートとして振る舞えるようになるので、

  • 視点が高まる
  • 意識と行動が変わる

こうしたことが、自然と可能になっていきます。

その結果、

  • スキルの上達スピードが格段に上がる
  • 評価につながる働きができるようになる

などといった状態を作り出すことができます。

心理に基づく方法なので、効果は絶大です。時間管理について苦手意識がある方は、まずはここから見直すことをおすすめします。

そして、このセルフイメージは、時間管理だけでなく、

  • 仕事のあらゆる場面
  • 人間関係(友人・恋愛)

など、人生の色々な場面で起こる結果に大きく影響します。

このことからも、セルフイメージを高めることは重要とされています。

セルフイメージに関して、詳しく知りたい方はこちらの記事もオススメです。

セルフイメージとは?あなたの成果、収入、人間関係にどう影響を及ぼすのか

ぜひ、セルフイメージを高めながら、ご紹介した時間管理の方法を実践して、仕事のエキスパートとなってください。

この記事が皆さんの人生をサポートできたら幸いです。

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