ビジネス・仕事

ToDoリストとは?効果的な作り方と上手く管理できない原因3選を解説

ToDoリストは、
やるべきことを管理する方法として、
シンプルですが、非常に効果的なものです。

きっとあなたも、一度は
使ったことがあるのではないでしょうか。

ToDoリストを上手に活用していくと、
仕事や勉強をスムーズに進められるだけでなく、
人生の目標達成などにも役立ちます。

この記事では、
効果的なToDoリストの作り方から、
ToDoリストを上手く管理できない原因まで
解説していきます。

ぜひToDoリストを上手に活用して、
理想の人生を実現していきましょう。

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1.ToDoリスト(やることリスト)とは?

ToDoリストとは、やる必要のあること=「ToDo」をリスト化したものです。

主に仕事の場面でよく使われていますが、勉強や家事、さらにはプライベートの目標や、やりたいことなども管理することができ、人生全般において使えるリストです。

「ToDo」に似た意味の言葉として、「タスク」もよく耳にすると思います。

どちらもやるべきこと、という意味は共通していますが、期日が明確なものを「タスク」、期日が明確でないものを「ToDo」と使い分ける場合が多いようです。

一方で、ほかにも「完了・未完了」など状態によって区別する場合など、使う人によって差があり、明確な定義は無いようです。

社内のメンバーや取引先の担当者などで、言葉の認識をあわせておくと、無駄なすれ違いを避けることができます。

タスク管理について、詳しく知りたい場合はこちらをご覧下さい。

タスク管理が上手い人のコツ5つと失敗する原因5つを解説

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2.ToDoリストを使う3つのメリット

ToDoリストを使うことのメリットは、主に次の3つがあります。

2-1.優先順位が明確になり、抜け漏れがなくなる

頭で覚えようとすると、やることそのものや、期日などを忘れてしまいやすくなります。
頭から取り出し、紙やツールで管理することで、そのようなリスクを減らすことができます。

また書き出すことで、やること同士の関係性などを客観的に確認できるようになります。
そうすると、関連してやる必要のあることに気づいたり、着手する順番や優先度が明確になります。

2-2.頭と気持ちをスッキリさせられる

頭でやることを覚えておこうとするのは、それだけで脳がエネルギーを消費してしまい、常にへとへとな状態になってしまいます。

また、頭のなかにある状態ですと、「あの仕事の期日はいつまでだろうか?」「他にもやることはないだろうか?」など、

ふとした時にいろいろ考えてしまって、頭の中がモヤモヤしたり、不安や心配を感じてしまいます。

リストで管理することで、常に考え続けることが無くなるため、頭が疲れず、気持ちもスッキリすることができます。

2-3.達成感を味わえる

やることを完了したタイミングで、リストの項目を二重線やレ点で消すことで、達成感を味わうことができます。

たとえ小さなことだったとしても、達成の積み重ねは、思考をポジティブにし、自信や自己肯定感を持つことに繋がっていきます。

また、どれだけ大きなプロジェクトにも、たくさんの小さなToDoがあり、それを完了させていくことがプロジェクトの完了に欠かせません。

一つ一つのToDoの完了が、プロジェクトの進捗率として表現できますので、進捗を可視化したり、実感することができます。

3.効果的なToDoリストの作り方

ここでは、ToDoリストの作り方について、コツやポイントをご紹介していきます。

ToDoリストは仕事の管理だけでなく、人生の夢や目標の達成にも使えますので、
練習も兼ねてあらゆるテーマで、ToDoリストを作ってみることをおすすめします。

3-1.ToDoを洗い出す

ロジックツリーの考え方を用いてToDoを洗い出すと、抜け漏れが発生しづらくなり、全体像を掴むことができます。

例えば、次のような分類に従って、洗い出してみます。

  • トピック(テーマ)
  • 大項目(カテゴリ分け)
  • 中項目(手順や流れ。ToDoも含まれる)
  • 小項目(実際のToDo)

※画像をクリックすると大きく表示されます

このとき、ToDoとして挙がっている項目は、それを見ただけで、次の行動ができるレベルまで細分化しておきます。

例えば上記の例で行くと、「企画」はToDoとしては適していません。
「企画」の中には、「目的の設定」や「対象者の選定」などの細かいToDoが含まれているからです。

ひと目見て行動できる内容まで細分化し、洗い出しておくと、優先順位をつけやすく、ToDoが完了しやすくなります。

3-2.2つのリストを活用する

すべてのToDoを記載したリストと、その日1日のToDoを記載したリストの2種類を使うことが効果的です。

1日の始まりには、まず全てのToDoを記載したリストを確認します。
全体を眺め、期日や優先度に応じて、その日に行うToDoを選んでいき、その日1日のToDoリストを作成します。

こうすることで、抜け漏れが発生しづらく、また、何から進めていけば良いかを、考えたり、迷う時間を減らすことができます。

新たにToDoが発生した際は、まずは全てのToDoを記載したリストに追加して、期日や優先度を元に、実行する順番を決めていきます。

3-3.おさえておきたいポイント・コツ

他にも以下の点を押さえておくと、ToDoリストを上手に活用できます。

テーマごとに管理する

仕事、プライベート、夢・目標など、大きなテーマごとにリストを分けるようにします。

一つのリストに含まれるToDoの数が多すぎると、全体を把握できなくなるだけでなく、やる気を失ってしまい、結局何も進まない、という状況が起こりやすくなります。

紙を使う場合は片面だけを利用する

紙でリストを作成する際は、もったいないと感じても、片面だけに書いていくようにします。
裏面にも書いてしまうと、全体像を掴めず、抜け漏れに繋がったり、優先順位をつけづらくなります。

4.失敗してしまう3つの原因

ToDoリストを作成しても、うまく管理できず、途中で挫折してしまった経験があるかもしれません。

なぜ上手に管理し、それを継続できないのでしょうか。
その原因は大きくわけて3つあります。

4-1.ToDoを細分化できていない

3-1でも触れましたが、ひと目見て実行できる内容まで、ToDoを細分化できていないと、失敗しやすいです。

大まかな内容だけでは、結局何をする必要があるのかが分からず、そこで思考停止して、後回しにしてしまいます。

ToDoリストを作成するタイミングで、しっかり細分化しておくことで、いざ実行する際に考えたり迷ったりする時間をなくすことができます。

4-2.時間の見積もりが甘い

ToDoの実行にかかる時間の見積もりが甘いと、1日のリストにToDoを詰め込みすぎてしまい、結局完了できず、翌日に持ち越すといったことが増えます。

こうしたことを繰り返していると、ToDoリストの意味を感じられなくなり、管理をやめてしまうことに繋がります。

このような場合はまず、自分が何にどれくらい時間が必要なのかをしっかり計測するようにします。

面倒に感じるかもしれませんが、1度把握できれば、予定を立てやすくなり、しっかり完了できるようになります。

特に仕事で、この点が課題だと感じている場合は、早いうちに一度計測してみることをおすすめします。

4-3.ToDoの数が多すぎる

ToDoリストのうち、本当に自分がやらないといけないことは、全体の4分の1ほどだという一説もあります。

リストのうち、半分はやらなくてもよいことで、残りの半分のさらに半分(全体の4分の1)は、5分以内にできることと言われており、5分以内でできることは、その場で行えばToDoリストから消すことができます。

数が多すぎるとどうしても、やる気が削がれてしまいます。

1日のToDoリストのイメージとしては、

  • 最重要のもの:1個
  • できたらやりたいこと:1~3個
  • 雑務で必要なこと:2~5個

といったように、数を絞って取り組むと、やる気と集中力を保ちながら、着実に進めていくことができます。

5.ToDoリスト作成のオススメツール

ここでは、私が実際に使ってみて良いと感じたツールをご紹介します。

ここでご紹介する以外にも、たくさんのツールがでていますので、色々試して自分にあうツールを見つけてみてください。

Todoist

世界で3,000万人以上が利用しているツールです。

リスト形式に特化しており、全てのToDo一覧とその日1日のToDoリストの作成と行き来が非常に簡単です。

見た目も使い勝手もシンプルなので、ツールを使うこと自体もすぐに慣れると思います。

公式サイト
https://todoist.com/ja/home

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6.仕事、人生で理想を実現するために

ToDoをきちんと管理できると、抜け漏れが無く、仕事を計画的に進められるため、成果や結果を出していくことに繋がります。

特にスケジュールやToDoの管理は仕事の基本ですので、ここを押さえることで、周囲からの信頼を得ていくことができます。

反対に、ToDoを管理できていないだけで、スケジュール管理ができない人、仕事が遅い人、抜け漏れやミスの多い人といった評価に繋がりかねません。

他の部分でどれだけ素晴らしい能力やスキルを持っていたとしても、不本意な評価を受けてしまうのは、非常にもったいないです。

仕事や人生の目標を達成できるようにToDoリストを活用していきましょう。

そして、さらに評価を高め、自分の思い通りの仕事や人生を手に入れたいと考えている場合には、次のような能力を高めることも欠かせません。

  • 目標達成、問題解決の能力
  • 交渉や説得など人を動かす力
  • 周囲の協力を引き出す力
  • 感情のコントロール
  • 部下育成、マネジメント能力

ToDo管理はあくまで基本ですから、こうした能力も一緒に磨いていくことで、昇進や転職、収入アップにつながる評価を受けられるようになります。

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